ALV-ilmoitus rakennusyritykselle — opas

ALV-ilmoituksen luvut syntyvät jokapäiväisistä laskuista ja kirjauksista. Jos myyntilaskun verokäsittely on väärä tai ostolasku saapuu ilman tarvittavia tietoja, virhe kulkee helposti kauden ilmoitukselle asti.

Rakennusalalla tarkistettavaa lisää se, että kaikki myynnit ja ostot eivät välttämättä noudata samaa verokäsittelyä. Siksi ilmoitusta ei tehdä yhdellä prosenttilaskulla liikevaihdosta. Jokaisen tapahtuman käsittelyn pitää perustua kyseiseen liiketoimeen ja yrityksen taloushallinnon ohjeeseen.

Sulje kausi sovitussa järjestyksessä

Ennen ilmoituksen laatimista varmistetaan, että kaudelle kuuluvat myynti- ja ostolaskut on kirjattu. Myöhässä olevat aineistot selvitetään ja keskeneräiset tapaukset merkitään näkyviin. Muuten ilmoitus voi täsmätä kirjanpitoon mutta perustua puutteelliseen kirjanpitoon.

Toimiva kauden sulku etenee esimerkiksi näin:

1. Tarkista myyntilaskut ja hyvityslaskut.
2. Käsittele saapuneet ostolaskut ja puuttuvat tositteet.
3. Erottele eri verokäsittelyihin kuuluvat tapahtumat.
4. Täsmäytä ilmoituksen luvut kirjanpidon tileihin.
5. Dokumentoi korjaukset ja avoimet selvitykset.

Vastuuhenkilön ja määräpäivän pitää olla selvillä jo ennen kauden päättymistä. Viime hetken muistutus ei auta, jos työmaalta puuttuu usean viikon tositteita.

Tarkista rakentamispalvelujen käsittely tapahtumittain

Rakentamispalveluihin voi tietyissä tilanteissa soveltua käännetty arvonlisäverovelvollisuus. Sen soveltuminen riippuu myynnin sisällöstä ja osapuolten asemasta. Ratkaisua ei pidä tehdä pelkän projektin nimen, asiakkaan toimialan tai edellisen laskun perusteella.

Yrityksellä on hyvä olla taloushallinnon vahvistama tapa tarkistaa ainakin:

• mitä laskulla tosiasiassa myydään
• kenelle myynti tehdään
• mitä verokäsittelyä tapahtumaan käytetään
• mitä merkintöjä laskulle tarvitaan
• mille kirjanpidon tilille tapahtuma kirjataan

Sama asiakas voi ostaa eri tavoin käsiteltäviä tuotteita tai palveluja. Asiakasrekisteriin tallennettu oletus helpottaa työtä, mutta se ei korvaa laskukohtaista tarkistusta epäselvässä tilanteessa.

Ostojen vähennykset vaativat kelvolliset lähtötiedot

Ostolaskun vero ei siirry vähennykseksi vain siksi, että lasku on maksettu. Laskun, hankinnan käyttötarkoituksen ja vähennysoikeuden pitää täyttää yrityksen taloushallinnon käyttämät ehdot. Epäselvä lasku jätetään selvitettäväksi sen sijaan, että käsittely kopioidaan saman toimittajan vanhasta laskusta.

Hyvityslaskut on kohdistettava alkuperäiseen ostoon tai myyntiin oikein. Muuten vero ja kulut voivat jäädä eri kausille tai eri projekteille tavalla, jota on myöhemmin vaikea selvittää.

Projektikohdistus auttaa virheen jäljille

ALV-ilmoitus tehdään yritystasolla, mutta projektikohdistus helpottaa poikkeamien tutkimista. Jos tietyn verokäsittelyn summa muuttuu odottamatta, tapahtumat voidaan avata työmaittain ja tarkistaa laskuilta.

Projektikohdistus ei ratkaise verokäsittelyä. Se kertoo, mihin liiketoimeen kirjaus liittyy ja kuka osaa selvittää sen taustan.

Täsmäytys ennen lähettämistä

Ilmoituksen summat verrataan kirjanpidon ALV-tileihin ja kauden tapahtumiin. Erot selvitetään, ei kuitata pyöristyksiksi ilman tarkistusta. Samalla katsotaan, ovatko aiemman kauden korjaukset mukana oikealla tavalla.

Hyödyllinen tarkistuslista:

• vastaavatko myynnin verot laskutuksen tapahtumia
• onko hyvityslaskujen vaikutus mukana
• ovatko eri verokäsittelyt omissa ryhmissään
• perustuvatko ostojen vähennykset käsiteltyihin tositteisiin
• täsmääkö ilmoitus kirjanpidon saldoihin
• onko poikkeamille kirjattu selitys

Jos aiemmin annetussa ilmoituksessa havaitaan virhe, korjaustapa tarkistetaan yrityksen taloushallinnolta ja voimassa olevista verohallinnon ohjeista. Arvaamalla tehty vastakirjaus voi siirtää ongelman seuraavalle kaudelle.

Miten Grundi auttaa

Grundissa myynti- ja ostolaskut voidaan kohdistaa projekteille ja käsitellä samassa talouskokonaisuudessa. Yhtenäiset laskutiedot vähentävät manuaalista siirtelyä, ja poikkeavan kirjauksen tausta löytyy projektilta ilman erillistä sähköpostikierrosta.

Ilmoitus on prosessin viimeinen vaihe

ALV-ilmoituksen laatu ratkaistaan pitkälti ennen ilmoituspäivää. Kun laskujen verokäsittely tarkistetaan tapahtumahetkellä, puuttuvat tositteet selvitetään ajoissa ja luvut täsmäytetään kirjanpitoon, ilmoittaminen ei jää yhden kiireisen työpäivän varaan.