Automaattinen tarjouslaskenta — mitä tekoäly voi tehdä

Tekoäly voi nopeuttaa tarjouslaskennan rutiineja, mutta se ei tunne hanketta ilman kunnollisia lähtötietoja. Jos suunnitelma, määrä tai sopimusehto on tulkinnanvarainen, automaatio voi käsitellä väärää oletusta hyvin nopeasti.

Hyvä käyttökohde on työ, jossa lähtöaineisto ja odotettu tulos voidaan määritellä selvästi. Vastuu tarjouksen sisällöstä jää silti laskijalle.

Missä tekoälystä voi olla apua

Tekoälyä voi käyttää esimerkiksi tarjouspyyntöjen jäsentämiseen, nimikkeiden alustavaan luokitteluun ja eri asiakirjaversioiden vertailuun. Se voi myös nostaa tarkistettavaksi rivejä, joiden määrä tai yksikköhinta poikkeaa valitusta vertailuaineistosta.

Nämä ovat avustavia tehtäviä. Poikkeama ei vielä tarkoita virhettä, eikä asiakirjasta poimittu luku kerro, kuuluuko työ urakkaan. Laskijan pitää tarkistaa tulos alkuperäisestä aineistosta.

Mitä ei pidä automatisoida sokkona

Urakkarajojen, työmenetelmän ja riskin hinnoittelu vaativat hankekohtaista harkintaa. Sama koskee epäselviä suunnitelmia ja ristiriitaisia sopimusasiakirjoja. Tekoälyn tuottama varma sanamuoto ei tee tulkinnasta oikeaa.

Älä myöskään anna järjestelmän muuttaa hyväksyttyjä määriä tai hintoja ilman jälkeä. Tarjouksesta pitää myöhemmin nähdä, mikä tuli lähdeaineistosta, mitä automaatio ehdotti ja kuka hyväksyi muutoksen.

Aloita yhdestä rajatusta työvaiheesta

Valitse ensin tehtävä, jonka nykyinen työmäärä ja virheet tunnetaan. Hyvä pilotti voi olla tarjouspyynnön vaatimusten poiminta tai kahden määräluettelon vertailu.

Määrittele pilotille:

• käytettävä lähtöaineisto
• automaation tuottama tulos
• tarkastuksesta vastaava henkilö
• virhe, jonka vuoksi tulosta ei saa käyttää
• tapa tallentaa hyväksytty versio

Vertaa lopputulosta nykyiseen työtapaan. Pelkkä nopeus ei riitä, jos tarkistamiseen kuluu säästetty aika tai virhe päätyy tarjoukseen.

Pidä tarkistus osana työnkulkua

Automaation jälkeen tarvitaan aina nimetty tarkistus. Määrät täsmäytetään lähteeseen, hinnat hyväksyttyyn hinnastoon tai toimittajan tarjoukseen ja ehdot tarjouspyyntöön. Epävarmat kohdat merkitään näkyvästi sen sijaan, että järjestelmä täydentää ne omalla oletuksellaan.

Myös lähtöaineiston versio on tallennettava. Muuten myöhemmin ei voida osoittaa, mihin automaation tulos perustui.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjous rakennetaan nimikkeittäin ja liitetään projektiin. Kun hinnat, määrät ja dokumentit ovat saman tarjouksen yhteydessä, automaation ehdotuksia voidaan verrata laskennan hyväksyttyyn versioon.

Yhteenveto

Tekoäly sopii tarjouslaskennassa parhaiten rajattuihin, toistuviin tehtäviin. Aloita yhdestä työvaiheesta, määrittele tarkistus ja säilytä muutosten jälki. Hinnan, urakkarajan ja riskin hyväksyy edelleen ihminen.