Automaattinen tarjouslaskenta — mitä tekoäly voi tehdä

Tekoäly nopeuttaa tarjouslaskennan rutiineja vain silloin, kun lähtötiedot ovat kunnossa. Jos suunnitelma, määrä tai sopimusehto on tulkinnanvarainen, automaatio voi monistaa väärän oletuksen hetkessä.

Siksi tekoäly kannattaa rajata työhön, jonka aineisto ja odotettu tulos voidaan määritellä tarkasti. Tarjouksen sisällöstä vastaa edelleen laskija.

Missä tekoälystä voi olla apua

Tekoäly voi jäsentää tarjouspyyntöjä, luokitella nimikkeitä alustavasti ja verrata asiakirjaversioita. Se voi myös poimia tarkistettavaksi rivit, joiden määrä tai yksikköhinta poikkeaa valitusta vertailuaineistosta.

Nämä ovat avustavia tehtäviä. Poikkeama ei vielä tarkoita virhettä, eikä asiakirjasta poimittu luku kerro, kuuluuko työ urakkaan. Laskijan pitää tarkistaa tulos alkuperäisestä aineistosta.

Mitä ei pidä automatisoida sokkona

Urakkarajojen, työmenetelmän ja riskin hinnoittelu vaativat hankekohtaista harkintaa. Sama koskee epäselviä suunnitelmia ja ristiriitaisia sopimusasiakirjoja. Tekoälyn tuottama varma sanamuoto ei tee tulkinnasta oikeaa.

Järjestelmän ei myöskään pidä muuttaa hyväksyttyjä määriä tai hintoja jälkiä jättämättä. Tarjouksesta on voitava tarkistaa myöhemmin, mikä tieto tuli lähdeaineistosta, mitä automaatio ehdotti ja kuka hyväksyi muutoksen.

Aloita yhdestä rajatusta työvaiheesta

Valitse ensin tehtävä, jonka nykyinen työmäärä ja virheet tunnetaan. Hyvä pilotti voi olla tarjouspyynnön vaatimusten poiminta tai kahden määräluettelon vertailu.

Määrittele pilotille:

• käytettävä lähtöaineisto
• automaation tuottama tulos
• tarkastuksesta vastaava henkilö
• virhe, jonka vuoksi tulosta ei saa käyttää
• tapa tallentaa hyväksytty versio

Vertaa lopputulosta nykyiseen työtapaan. Nopeudesta ei ole hyötyä, jos koko säästetty aika kuluu tarkistamiseen tai virhe päätyy tarjoukseen.

Pidä tarkistus osana työnkulkua

Automaation jälkeen tarvitaan aina nimetty tarkistus. Määrät täsmäytetään lähteeseen, hinnat hyväksyttyyn hinnastoon tai toimittajan tarjoukseen ja ehdot tarjouspyyntöön. Epävarmat kohdat merkitään näkyvästi sen sijaan, että järjestelmä täydentää ne omalla oletuksellaan.

Myös lähtöaineiston versio on tallennettava. Muuten myöhemmin ei voida osoittaa, mihin automaation tulos perustui.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjous rakennetaan nimikkeittäin ja liitetään projektiin. Kun hinnat, määrät ja dokumentit ovat saman tarjouksen yhteydessä, automaation ehdotuksia voidaan verrata laskennan hyväksyttyyn versioon.

Rajaa tehtävä, älä vastuuta

Tekoäly sopii tarjouslaskennassa rajattuihin, toistuviin tehtäviin. Aloita yhdestä työvaiheesta, sovi tarkistus ja säilytä muutosten jälki. Hinnan, urakkarajan ja riskin hyväksyy edelleen ihminen.