Finvoice-verkkolasku — rakennusalan vaatimukset

Finvoice on Suomessa käytetty verkkolaskun esitystapa. Käyttäjälle se näkyy tavallisena laskuna, mutta taustalla tiedot siirtyvät rakenteisessa muodossa lähettäjän järjestelmästä verkkolaskuoperaattorin kautta vastaanottajalle.

Rakennusalan laskussa vaikein osa ei yleensä ole tiedoston muodostaminen. Ongelmia syntyy, jos vastaanottajan osoite, työmaan viite tai laskutusperuste puuttuu jo ennen lähettämistä. Teknisesti onnistunut lasku voi silloin päätyä asiakkaalla selvitykseen tai hylkäykseen.

Tarkista vastaanottajan verkkolaskutiedot

Lähettämiseen tarvitaan asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus. Tiedot kannattaa tallentaa asiakasrekisteriin täsmälleen siinä muodossa kuin vastaanottaja on ne antanut. Samannimisillä yhtiöillä tai konsernin eri yksiköillä voi olla eri osoitteet.

Pelkkä osoite ei aina riitä. Rakennuttaja tai pääurakoitsija voi vaatia laskulle myös:

• tilaus- tai sopimusnumeron
• työmaan tai projektin tunnisteen
• tilaajan yhteyshenkilön
• maksuerän tai työvaiheen kuvauksen
• sovitut liitteet

Nämä ovat vastaanottajan käsittelyvaatimuksia. Ne pitää kerätä projektin tietoihin ennen ensimmäistä laskua, ei vasta virheilmoituksen jälkeen.

Muodosta lasku selkeistä riveistä

Laskurivin kuvauksen pitäisi kertoa, mitä laskutetaan. Maksuerän numero, työvaihe tai hyväksytyn muutostyön tunniste helpottaa tarkastusta. Yksi ympäripyöreä "urakkalaskutus"-rivi voi täyttää teknisen muodon, mutta se ei auta vastaanottajaa yhdistämään laskua hyväksyttyyn suoritukseen.

Rivien määrien, yksiköiden, hintojen ja verotietojen on vastattava laskun yhteissummia. Lähettävän järjestelmän pitää muodostaa aineisto käyttämänsä Finvoice-version ja operaattorin vaatimusten mukaisesti. Käyttäjän vastuulle jäävät silti laskun lähtötiedot.

Käsittele verotiedot liiketoimen mukaan

Rakentamispalvelujen laskuissa verokäsittely ei ole aina sama. Käytettävä menettely riippuu myynnistä ja osapuolten asemasta. Laskulle valitaan yrityksen taloushallinnon kyseiselle tapahtumalle vahvistama käsittely sekä sitä vastaavat merkinnät.

Asiakkaan vanhaa laskua ei kannata käyttää verokäsittelyn mallina tarkistamatta tilannetta. Vastaanottajan projektiviite ja laskun veroperuste ovat eri asioita, vaikka molemmat vaikuttavat laskun hyväksyntään.

Liitteet kulkevat laskun mukana vain sovitusti

Maksuerän hyväksyntä, tuntierittely tai muu tosite voidaan joutua toimittamaan laskun liitteenä. Salliiko vastaanottaja liitteet verkkolaskulla ja missä muodossa? Tämä on hyvä sopia etukäteen. Kaikki vastaanottojärjestelmät eivät käsittele liitteitä samalla tavalla.

Liitteen nimi ja sisältö kannattaa pitää yksiselitteisenä. Jos laskulla on useita maksueriä tai muutostöitä, vastaanottajan pitää nähdä, mihin liite liittyy.

Seuraa myös lähetyksen jälkeistä tilaa

Laskun muodostuminen ei vielä todista, että vastaanottaja on saanut ja hyväksynyt sen. Operaattori voi palauttaa virheen esimerkiksi osoitteesta tai aineiston rakenteesta. Asiakas voi puolestaan pyytää korjausta puuttuvaan viitteeseen.

Laskutusprosessissa tarvitaan siksi kolme tilaa: muodostettu, välitetty ja vastaanottajan käsittelyssä. Virhepalautteelle nimetään käsittelijä, jotta lasku ei jää odottamaan eräpäivään asti.

Tarkistus ennen lähetystä

Ennen rakennusalan verkkolaskun lähettämistä tarkista ainakin:

1. Ovatko verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus oikeat?
2. Löytyvätkö asiakkaan vaatimat projekti- ja tilaustiedot?
3. Vastaavatko rivit sopimusta, maksuerää tai hyväksyttyä muutostyötä?
4. Onko verokäsittely vahvistettu tälle liiketoimelle?
5. Ovatko sovitut liitteet mukana ja luettavissa?

Miten Grundi auttaa

Grundissa laskutus ja projektikohdistukset ovat samassa kokonaisuudessa. Kun asiakkaan laskutustiedot ja projektin viitteet pidetään ajan tasalla, lasku voidaan muodostaa työmaan tiedoista ilman erillistä kopiointia.

Yhteenveto

Finvoice hoitaa laskutietojen teknisen siirron, mutta onnistunut rakennusalan verkkolasku alkaa projektin lähtötiedoista. Oikea vastaanottaja, selkeät laskurivit, sovittu verokäsittely ja asiakkaan vaatimat viitteet vähentävät korjauskierroksia. Lähetyksen jälkeenkin laskun tila pitää tarkistaa, jotta tekninen virhe ei muutu maksuviiveeksi.