Hintavertailu toimittajien välillä — opas

Toimittajien hintavertailu näyttää helpolta, kunnes tarjoukset avataan. Yksi ilmoittaa rahtikulut erikseen, toinen niputtaa tuotteet paketeiksi ja kolmannen hinta on voimassa vain lyhyen ajan. Halvin rivihinta ei silloin välttämättä tarkoita halvinta hankintaa.

Vertailun tavoite on saada tarjoukset samaan muotoon. Kun määrät, tuotteet ja toimitusehdot ovat rinnakkain, valinta voidaan perustella myös jälkikäteen.

Aloita samasta tarjouspyynnöstä

Lähetä kaikille toimittajille mahdollisimman samanlainen aineisto. Kirjaa tuotteen tai materiaalin lisäksi määrä, laatuvaatimus, toimitusosoite ja tarvittu toimitusaika. Jos korvaava tuote kelpaa, pyydä toimittajaa merkitsemään poikkeama selvästi.

Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää erittelemään ainakin:

• yksikköhinta ja hintayksikkö
• mahdolliset pakkaus- ja vähimmäistilausmäärät
• rahti, purku ja muut toimituskulut
• toimitusaika ja saatavuus
• tarjouksen voimassaolo sekä maksuehto

Ilman yhteisiä lähtötietoja vertailija joutuu arvaamaan, mitä hinta sisältää. Se on huono paikka säästää aikaa.

Muunna hinnat vertailukelpoisiksi

Siirrä tarjoukset riveiksi samalla nimikerakenteella. Tarkista erityisesti yksiköt: kappalehinta, metrihinta ja neliöhinta eivät kuulu samaan sarakkeeseen ennen muunnosta. Myös arvonlisäveron käsittelyn on oltava kaikissa tarjouksissa sama.

Laske sen jälkeen hankinnan kokonaiskustannus. Rivihintojen lisäksi mukaan tulevat tarjouksessa ilmoitetut rahdit, pakkauslisät ja muut kulut. Jos toimittaja tarjoaa eri tuotetta kuin pyydettiin, älä piilota eroa hintaan. Merkitse poikkeama omaan sarakkeeseensa ja varmista, että tuote todella sopii kohteeseen.

Osatoimitus voi olla työmaalle hyödyllinen tai kallis. Aikaisin saapuva tavara tarvitsee säilytystilaa, ja myöhäinen toimitus voi sotkea työjärjestyksen. Vertailussa pitää siksi näkyä myös se, milloin materiaali saadaan työmaalle.

Kaikkea ei tarvitse ostaa samalta toimittajalta

Koko hankintakorin halvin tarjoaja ei aina ole halvin jokaisella rivillä. Tilauksen jakaminen voi säästää rahaa, mutta samalla toimitusten, laskujen ja vastaanoton määrä kasvaa. Päätös kannattaa tehdä kokonaisuuden perusteella, ei yhden poikkeuksellisen halvan nimikkeen houkuttelemana.

Jos toimittajia yhdistellään, tarkista vähimmäistilaukset ja rahtirajat uudelleen. Alkuperäinen toimituskulu ei välttämättä päde, kun tilauksesta poistetaan osa riveistä.

Tallenna valinnan perusteet

Vertailuun merkitään valittu toimittaja, päätöksen tekijä ja päivä. Jos valinta ei osu halvimpaan tarjoukseen, lyhyt perustelu riittää: esimerkiksi toimitusaika, soveltuvampi tuote tai pienempi toimitusriski. Samalla talteen jää tarjouksen versio, johon päätös perustui.

Tämä ei ole turhaa hallintoa. Kun hankinnan sisältö muuttuu tai lasku poikkeaa sovitusta, alkuperäiset hinnat ja ehdot löytyvät ilman sähköpostiketjujen kaivamista.

Miten Grundi auttaa hintavertailussa

Grundissa tarjous voidaan rakentaa nimikkeittäin ja kohdistaa projektille. Kun kustannusrivit ja niihin liittyvä dokumentaatio ovat samassa kokonaisuudessa, vertailun tiedot eivät jää irrallisiin taulukoihin tai viesteihin. Hyväksytty tarjous voidaan myös siirtää toteutukseen ilman samojen tietojen kirjoittamista uudelleen.

Toimiva hintavertailu on lopulta melko suoraviivainen: pyydä hinnat samoilla ehdoilla, laske kaikki ilmoitetut kulut mukaan ja kirjaa poikkeamat näkyviin. Silloin halpa tarjous ei pääse muuttumaan kalliiksi yllätykseksi työmaalla.