Kaluston kustannuslaskenta — omistus vs. vuokraus

Kaluston ostaminen tuntuu usein vuokraamista halvemmalta, kun vertailussa näkyy vain hankintahinta ja kuukausivuokra. Työmaan kannalta ratkaiseva luku on kuitenkin käyttötunnin tai käyttöpäivän kokonaiskustannus. Siihen kuuluvat myös ne päivät, jolloin kone seisoo pihassa.

Omistaminen voi olla järkevää paljon käytetylle peruskalustolle. Vuokraus taas sopii lyhyisiin tarpeisiin, erikoiskalustoon ja tilanteisiin, joissa työmaan aikataulu vielä elää. Päätös kannattaa tehdä kalustoryhmittäin eikä yhdellä säännöllä koko yritykselle.

Laske omistamisen koko kustannus

Omalle kalustolle tarvitaan laskelma, jossa hankintahinta jaetaan arvioidulle käyttöajalle. Pelkkä poisto ei silti riitä. Mukaan kuuluvat rahoitus, vakuutukset, huollot, korjaukset, tarkastukset, säilytys ja siirrot työmaalta toiselle.

Myös käyttöaste vaikuttaa paljon. Jos koneelle kertyy vähän laskutettavia päiviä, jokainen käyttöpäivä kantaa suuremman osan vuosikuluista. Siksi laskentaan kannattaa tehdä vähintään kaksi arviota: tavallinen käyttöaste ja varovainen käyttöaste.

Omistamisen kustannusrivejä ovat esimerkiksi:

• hankinta ja rahoitus
• huollot, korjaukset ja kuluvat osat
• vakuutukset ja määräaikaistarkastukset
• varastointi sekä kuljetukset
• jälleenmyyntiarvo käyttöjakson lopussa

Kun nämä ovat samalla laskelmalla, oman koneen päivä- tai tuntihintaa voi verrata vuokraukseen reilusti.

Vuokrauksen hinta ei pääty päivävuokraan

Vuokrakaluston kustannus on yleensä helpompi kohdistaa suoraan työmaalle. Laskuun voi silti tulla toimitus- ja noutomaksuja, polttoaineita, puhdistusta, lisävarusteita tai vahinkokuluja. Myöhäinen palautus kasvattaa hintaa nopeasti, vaikka itse työ olisi jo valmis.

Vuokrauksessa kannattaa selvittää etukäteen:

• kuinka pitkäksi ajaksi kalustoa todella tarvitaan
• sisältyvätkö kuljetukset ja lisävarusteet hintaan
• kuka vastaa vastaanotosta, kunnon tarkastuksesta ja palautuksesta
• mitä tapahtuu, jos aikataulu siirtyy

Vuokraus vähentää pääoman sitoutumista ja siirtää osan ylläpidosta vuokraamolle. Vastapainoksi saatavuus ja toimitusaika jäävät ulkopuolisen toimijan varaan.

Vertaa vaihtoehtoja työmaan aikataululla

Vertailu alkaa arvioidusta käyttötarpeesta. Kirjaa kalustolle aloitus, lopetus, arvioidut käyttöpäivät ja mahdolliset seisokit. Laske sen jälkeen molemmille vaihtoehdoille kustannus samalta ajalta.

Taulukon halvin rivi ei aina ole työmaan paras valinta. Jos oma kone on jo varattu toiselle projektille, sen siirtäminen voi aiheuttaa suuremman kulun muualla. Vastaavasti vuokrakoneen toimitusviive voi pysäyttää työvaiheen. Nämä riskit on hyvä näkyä tarjouksen varauksissa.

Päivitä laskelmaa toteumalla

Arvio kannattaa tarkistaa projektin jälkeen. Toteutuivatko käyttöpäivät, paljonko siirtoihin kului ja tuliko huolto- tai lisämaksuja? Muutaman projektin jälkeen yrityksellä on jo omaa tietoa siitä, missä kalustoryhmissä omistaminen toimii ja missä vuokraus pitää kustannukset paremmin kurissa.

Tavalliset laskentavirheet

Yksi yleinen virhe on käsitellä jo maksettua konetta ilmaisena. Vaikka hankintalaina olisi hoidettu, kalusto kuluu, tarvitsee huoltoa ja sitoo rahaa. Toinen virhe on laskea vuokra-aika liian lyhyeksi ja jättää toimitus, käyttöönotto sekä palautus huomioimatta.

Myös sama hinta kaikille työmaille vääristää kuvaa. Kuljetusmatkat, olosuhteet ja käyttömäärä vaihtelevat. Kalustokulu kannattaa kohdistaa sille projektille, joka sen aiheuttaa.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjouksen kalustorivit voidaan kohdistaa projektille ja siirtää hyväksynnän jälkeen toteutuksen seurantaan. Kun arvio ja toteuma ovat samassa kokonaisuudessa, oman ja vuokratun kaluston kustannuksia voi verrata ilman erillisiä taulukoita.

Yhteenveto

Omistus kannattaa yleensä silloin, kun käyttö on toistuvaa ja ennakoitavaa. Vuokraus antaa enemmän joustoa satunnaiseen tai lyhyeen tarpeeseen. Päätös varmistuu vasta, kun molemmista lasketaan kokonaiskustannus samalla käyttöajalla ja samoilla työmaariskeillä.