Kassavirran hallinta rakennusyrityksessä

Kannattavakin työmaa voi tyhjentää yrityksen tilin hetkellisesti. Materiaalit, palkat ja aliurakat maksetaan omilla eräpäivillään, mutta asiakkaan maksu tulee vasta laskutusehdon täytyttyä ja laskun eräännyttyä. Kassavirran hallinnassa seurataan tätä ajoitusta.

Tuloslaskelma kertoo, onko toiminta ollut kannattavaa. Kassavirtaennuste kertoo, riittävätkö rahat tuleviin maksuihin. Rakennusyritys tarvitsee molemmat, sillä projektin hyvä kate ei auta tämän viikon palkanmaksussa, jos laskutus on myöhässä.

Aloita oikeasta kassasaldosta

Ennusteen ensimmäiseksi luvuksi otetaan käytettävissä oleva raha, ei kirjanpidon vanhaa saldoa. Sen jälkeen maksut ja tulot sijoitetaan ajankohdille, joina raha todennäköisesti liikkuu.

Kassavirtaennusteeseen kuuluvat esimerkiksi:

• asiakkaiden avoimet laskut arvioituine maksupäivineen
• laskutusvalmiit ja pian valmistuvat maksuerät
• ostolaskut sekä tiedossa olevat materiaalitilaukset
• palkat, verot ja muut säännölliset maksut
• kalusto-, rahoitus- ja vakuutusmaksut

Pelkkä myyntilaskujen eräpäivien summa ei riitä. Jos asiakkaan hyväksyntä puuttuu tai lasku on riitainen, maksupäivää on arvioitava varovaisemmin. Sama koskee tuloa, josta ei ole vielä laskua.

Rakenna ennuste projekteista ylöspäin

Yritystason kassavirta syntyy työmaiden tapahtumista. Projektipäällikkö tietää, milloin maksuerä valmistuu ja milloin suuri materiaalitoimitus tarvitaan. Taloushallinto puolestaan näkee avoimet saatavat, ostolaskut ja pankkitilin. Ennuste jää vajaaksi, jos kumpikin katsoo vain omaa aineistoaan.

Jokaiselta projektilta tarvitaan lähiviikkojen laskutus ja merkittävät maksut. Näiden päälle lisätään yrityksen yhteiset menot. Kun tiedot kootaan samalla rytmillä, johto näkee myös sen, mikä työmaa aiheuttaa kassavajeen ja miksi.

Tee myös varovainen arvio

Aikataulut liikkuvat, laskuja palautuu korjattavaksi ja asiakkaat voivat maksaa myöhässä. Siksi yhden tarkan ennusteluvun rinnalle kannattaa tehdä varovainen vaihtoehto. Siinä epävarma tulo siirtyy myöhemmäksi ja tiedossa oleva meno pysyy paikallaan.

Varovainen arvio kertoo, paljonko liikkumavaraa yrityksellä on, jos pari asiaa osuu samalle viikolle.

Tarkista laskutus ennen lisärahoitusta

Rahoitusta tarvitaan joskus, mutta ensin kannattaa tarkistaa oma laskutusprosessi. Valmistuneen maksuerän ei pitäisi odottaa kuunvaihdetta siksi, että hyväksyntä tai liite on jäänyt pyytämättä.

Käy säännöllisesti läpi:

1. Mitkä erät voidaan laskuttaa nyt?
2. Mitkä valmistuvat seuraavaksi?
3. Mitä hyväksyntää tai dokumenttia niistä puuttuu?
4. Onko erääntyneisiin saataviin reagoitu?

Myös ostojen maksuehtojen pitää olla yrityksen tiedossa jo tilausta tehtäessä. Kassavirta ei parane sillä, että ostolasku löydetään vasta eräpäivänä.

Seuraa muutosta, ei vain loppusaldoa

Kassavirtaennuste vanhenee nopeasti. Päivitä toteutuneet maksut, siirtyneet laskutukset ja uudet tilaukset sovitulla rytmillä. Lähiviikot tarvitsevat tarkemman näkymän kuin kaukana oleva ajanjakso.

Poikkeamista saa paremmat oletukset seuraavaan ennusteeseen. Jos asiakkaan maksu tuli kaksi viikkoa odotettua myöhemmin, vastaavaa maksupäivää voi arvioida jatkossa varovaisemmin. Jos materiaalilaskut ylittivät arvion, tarkista samalla projektin kustannusennuste.

Hälytysmerkit näkyvät ennen tilin tyhjenemistä

Jatkuvasti siirtyvä laskutus, kasvavat erääntyneet saatavat ja ostojen kasaantuminen samoille viikoille ovat merkkejä, joihin pitää tarttua. Myös pitkään positiivisena pysyvä ennuste voi olla epärealistinen, jos siinä on mukana hyväksymättömiä lisätöitä tai liian optimistisia maksupäiviä.

Miten Grundi auttaa

Grundissa projektien laskutus, ostolaskut ja kustannusseuranta ovat samassa kokonaisuudessa. Kun tulevat maksuerät ja toteutuneet kirjaukset kohdistuvat projekteille, ennusteen lähtötietoja ei tarvitse kerätä useasta taulukosta.

Ennuste antaa aikaa reagoida

Ennuste ei lupaa, että kaikki tapahtuu suunnitellusti. Se näyttää, milloin rahat voivat käydä vähiin ja mistä muutos johtuu. Silloin laskutusta, hankintoja ja rahoitusta ehtii järjestää ennen eräpäivää.