Keskeneräinen tuotanto kirjanpidossa

Keskeneräinen tuotanto tarkoittaa töitä, jotka ovat tarkasteluhetkellä vielä kesken. Rakennusyrityksessä niiden seuranta kytkee työmaan etenemisen, projektikustannukset ja kirjanpidon toisiinsa.

Jos projektien tiedot päivittyvät hitaasti, keskeneräisistä töistä muodostuu helposti väärä kuva. Silloin myös johdon raportti näyttää täsmällisemmältä kuin sen taustalla oleva aineisto oikeasti on.

Mitä keskeneräisestä työstä pitää tietää

Kirjanpito tarvitsee työmaalta tiedon siitä, mitä on tehty ja mitkä tapahtumat kuuluvat projektille. Työmaa puolestaan tarvitsee näkyvyyden kirjattuihin kustannuksiin. Näiden tietojen pitää kohdata samalla projektilla.

Käytännön käsittely kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa. Yrityksen sisällä on lisäksi päätettävä, kuka kokoaa lähtötiedot, kuka tarkistaa ne ja milloin tieto lukitaan raportointia varten.

Puutteellinen projektikohdistus vääristää tilannetta

Keskeneräisen tuotannon seuranta ontuu, jos ostolaskuja tai muita tapahtumia jää ilman oikeaa projektia. Sama käy, kun hyväksyntöjä odotetaan pitkään tai kustannustieto jää sähköpostiin, viestisovellukseen tai erilliseen taulukkoon.

Tavallisia varoitusmerkkejä ovat:

• työmaan tilanne ja talousraportti kertovat eri tarinaa
• kirjauksia korjataan vasta tilinpäätösvaiheessa
• toteumaa ei tarkisteta suhteessa suunnitelmaan
• yhden luvun alkuperän selvittäminen vaatii monta viestiä

Mitä myöhemmin puute havaitaan, sitä hankalampi on päätellä, johtuuko poikkeama itse työstä vai puuttuvasta tiedosta.

Rakenna toistuva tarkistus

Jokaisella projektilla kannattaa käyttää samaa rytmiä. Varmista ensin, että tapahtumat on kohdistettu ja tarvittavat dokumentit ovat tallessa. Vertaa sitten työmaan tietoa kirjattuun toteumaan ja selvitä poikkeamat ennen raportin valmistumista.

Tarkistuksella pitää olla nimetty vastuuhenkilö. "Taloushallinto hoitaa" tai "työmaa katsoo" ei vielä kerro, kuka tarttuu puuttuvaan laskuun tai pyytää hyväksynnän.

Prosessin ei tarvitse olla raskas. Muutama pakollinen tieto ja selkeä määräpäivä toimivat paremmin kuin pitkä tarkistuslista, jota kukaan ei ehdi kiireessä käyttää.

Seuraa muutosta, älä vain loppulukua

Yksittäinen raportti kertoo tilanteen vain yhdeltä hetkeltä. Projektin seurannassa olennaista on huomata, missä kustannukset, aikataulu tai muu työmaan tieto poikkeaa aiemmasta suunnitelmasta.

Poikkeama ei automaattisesti tarkoita virhettä. Se on kuitenkin syy tarkistaa, puuttuuko tapahtumia, onko kohdistus oikea ja vastaako raportti työmaan käsitystä etenemisestä. Näin korjaukset eivät kasaannu raportointikauden loppuun.

Miten Grundi auttaa

Grundissa ostolaskut, laskutus, projektikohdistukset ja raportointi ovat samassa kokonaisuudessa. Projektille kirjattuja tapahtumia voi tarkastella yhdessä muun työmaatiedon kanssa ilman, että aineistoa kerätään erillisistä viesteistä ja taulukoista.

Yhteinen näkymä helpottaa puuttuvien kohdistusten ja muiden poikkeamien havaitsemista. Samalla taloushallinnolla ja työmaalla on paremmat edellytykset puhua samasta projektitilanteesta.

Yhteenveto

Keskeneräisen tuotannon luotettava käsittely alkaa ajantasaisesta projektitiedosta. Kun vastuut, tarkistusrytmi ja kohdistuskäytännöt on sovittu, kirjanpidon lukuja ei tarvitse rakentaa muistikuviin tai viime hetken selvityksiin nojaten.