Lisä- ja muutostyöt hallintaan — opas urakoitsijalle

Lisä- ja muutostyöt ovat rakennusalalla harvoin poikkeus. Ne ovat lähes vakio-osa projektia. Silti niiden hallinta hoidetaan monessa yrityksessä tavalla, joka käytännössä kutsuu ongelmia paikalle.

Työ tehdään ensin, kirjaukset myöhemmin ja hyväksyntä joskus ehkä. Lopputulos on tuttu: laskutus viivästyy, kate katoaa ja tilaajan kanssa käydään väsyttävää keskustelua siitä, mitä oikeastaan sovittiin.

Mitä lisä- ja muutostyö tarkoittaa

Yksinkertaistettuna:

• muutostyö muuttaa alkuperäistä sopimuksen mukaista suoritusta
• lisätyö on alkuperäisen sopimuksen ulkopuolinen työ

Käytännössä raja ei ole aina täysin kirkas, ja siksi dokumentointi on tärkeää. Jos työn sisältöä, perustetta ja vaikutuksia ei kirjata selkeästi, tulkintatilanne jää elämään.

Miksi lisä- ja muutostyöt menevät pieleen

Yleisimmät syyt ovat hyvin arkisia:

• muutos sovitaan suullisesti työmaalla
• kukaan ei kirjaa vaikutusta hintaan tai aikatauluun
• työntekijät tekevät työn ennen hyväksyntää
• muutos jää irralleen projektin kustannusseurannasta
• laskutusperuste kootaan jälkikäteen muistista

Tämä on rakennusalan klassikko. Ja yhtä klassisesti siitä seuraa riitoja.

Hyvä prosessi lisä- ja muutostöille

Toimiva prosessi ei tarvitse olla raskas, mutta sen pitää olla johdonmukainen. Käytännössä jokaisesta muutoksesta pitäisi käydä läpi nämä vaiheet:

1. muutos tunnistetaan
2. muutos kuvataan kirjallisesti
3. vaikutus hintaan arvioidaan
4. vaikutus aikatauluun arvioidaan
5. hyväksyntä saadaan dokumentoidusti
6. työ toteutetaan
7. työ laskutetaan sovitun mukaisesti

Jos jokin näistä vaiheista puuttuu, riski kasvaa heti.

Dokumentoi ainakin nämä tiedot

Jokaisesta lisä- tai muutostyöstä kannattaa kirjata:

• projektin ja kohteen tiedot
• muutoksen kuvaus
• syy muutokselle
• tilaajan tai valvojan pyyntö tai hyväksyntä
• vaikutus hintaan
• vaikutus aikatauluun
• vastuuhenkilö
• toteutuspäivä ja toteutuneet kustannukset

Mitä aikaisemmin nämä kirjataan, sitä luotettavampaa tieto on.

Hinnoittelu kannattaa tehdä näkyväksi

Lisä- ja muutostöiden hinnoittelu aiheuttaa paljon kitkaa silloin, kun perusteet jäävät epäselviksi. Siksi hinnoittelussa pitää pystyä näyttämään mistä hinta muodostuu.

Tyypillisiä erittelyjä ovat:

• työ
• materiaalit
• aliurakointi
• kalusto
• yleiskustannukset
• kate

Mitä selkeämmin hinta perustellaan, sitä helpompi muutos on hyväksyttää.

Älä aloita ilman hyväksyntää, jos voit välttää sen

Rakennustyömaalla tulee tilanteita, joissa työ on käytännössä pakko tehdä heti. Mutta lähtökohtaisesti lisä- ja muutostöitä ei kannata aloittaa ilman dokumentoitua hyväksyntää.

Jos työ tehdään ennen hyväksyntää, syntyy helposti seuraava asetelma:

• urakoitsija olettaa laskuttavansa työn
• tilaaja olettaa työn kuuluvan urakkaan
• dokumentit eivät tue kumpaakaan riittävän hyvin

Lopputulos ei yleensä miellytä ketään.

Kytke muutostyöt kustannusseurantaan

Lisä- ja muutostyöt eivät saa jäädä vain projektin kommentiksi. Niiden pitää näkyä myös projektin taloudessa.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että:

• muutokselle on oma tunniste tai kohdistus
• tunnit kirjataan oikealle työlle
• materiaalit yhdistetään samaan muutokseen
• laskutuskelpoisuus näkyy järjestelmässä
• vaikutus kokonaiskatteeseen on seurattavissa

Muuten voi käydä niin, että lisätyöt lisäävät liikevaihtoa mutta syövät kannattavuutta huomaamatta.

Viestintä pitää tehdä läpinäkyväksi

Lisä- ja muutostyöt ovat usein myös viestintäongelma. Yksi puhuu työmaalla, toinen sähköpostissa ja kolmas tekee päätöksiä puhelimessa. Sitten kukaan ei enää tiedä, mikä oli virallinen sopimus.

Paras ratkaisu on keskittää muutoksiin liittyvä tieto yhteen paikkaan, jossa näkyvät:

• pyyntö
• hyväksyntä
• hinnoittelu
• aikatauluvaikutus
• toteuma
• laskutus

Miten Grundi auttaa

Grundissa lisä- ja muutostyöt voidaan sitoa suoraan projektiin, kustannuksiin ja laskutukseen. Tämä vähentää erityisesti sitä tuttua ongelmaa, että tieto jää hajalleen eri kanaviin.

Hyöty näkyy esimerkiksi näin:

• muutostyöt voidaan kirjata heti niiden syntyessä
• hyväksynnät ja päätökset pysyvät löydettävissä
• toteutuneet tunnit ja kulut voidaan kohdistaa oikein
• laskuttamattomat muutostyöt löytyvät helposti
• projektin kate ei vääristy yhtä helposti

Yhteenveto

Lisä- ja muutostyöt hallintaan ei ole mikään teoreettinen tavoite. Se on käytännön edellytys sille, että urakoitsija saa tekemästään työstä myös maksun.

Kun muutokset dokumentoidaan, hyväksytetään ja kohdistetaan järjestelmällisesti, riitoja tulee vähemmän ja laskutus toimii paremmin. Ei seksikästä, mutta erittäin hyödyllistä.