Maksuerätaulukko rakennusurakassa

Maksuerätaulukosta näkee, milloin urakan eri osat voidaan laskuttaa. Samalla se toimii työmaan laskutusennusteena. Kun työvaihe siirtyy, siihen sidottu maksueräkin siirtyy.

Taulukko tehdään urakkasopimuksen pohjalta ennen työn alkua. Jos se kaivetaan esiin vasta laskua kirjoitettaessa, siitä ei ole apua työmaan ennustamiseen. Työmaan ja taloushallinnon pitää nähdä samasta paikasta, mikä erä tulee seuraavaksi, täyttyykö laskutusehto ja kuka hyväksyy laskun lähettämisen.

Mitä maksueräriville kirjataan

Jokaisella erällä on numero, selkeä kuvaus ja summa. Lisäksi tarvitaan laskutusehto: työvaiheen valmistuminen, tavaran toimitus tai muu sopimuksessa määritelty tapahtuma. Ilmaus "työmaan etenemisen mukaan" jättää liikaa tulkinnanvaraa.

Kirjaa jokaisesta erästä ainakin:

• maksuerän numero ja työn sisältö
• sopimuksen mukainen summa
• laskutusehto ja sen hyväksyjä
• suunniteltu laskutusajankohta
• erän tila ja toteutunut laskutuspäivä
• laskun tai hyväksyntädokumentin tunniste

Taulukon summan pitää täsmätä siihen sopimuskokonaisuuteen, jota se kuvaa. Lisä- ja muutostyöt on helpompi seurata omilla riveillään tai erillisessä taulukossa kuin ujuttaa alkuperäisiin maksueriin.

Sovita erät työn kustannuksiin

Maksuerien ajoitus vaikuttaa suoraan työmaan kassavirtaan. Jos ensimmäiset erät ovat pieniä mutta materiaalit ja aliurakat maksetaan heti alussa, yritys rahoittaa työmaata pitkään omasta kassastaan. Liian etupainoinen taulukko voi puolestaan olla tilaajalle vaikea hyväksyä, jos laskutus karkaa selvästi työn etenemisen edelle.

Vertaa maksueriä työvaiheaikatauluun ja kustannusennusteeseen. Käyrien ei tarvitse näyttää siisteiltä. Taulukon tehtävä on paljastaa etukäteen viikot, joina maksuja lähtee enemmän kuin laskuja voidaan lähettää.

Myös loppuerän ehdot vaativat tarkkuutta. Jos erä edellyttää vastaanottoa, dokumentteja tai puutteiden korjaamista, nämä tehtävät pitää olla aikataulussa ja jonkun vastuulla.

Pidä hyväksyntäpolku näkyvänä

Valmis työvaihe ei aina tarkoita laskutusvalmista maksuerää. Tilaajan tarkastus, työmaan oma vahvistus tai laskun liite voi vielä puuttua. Jos hyväksynnät ovat vain sähköposteissa, avoin päätös hukkuu helposti muun viestinnän sekaan.

Erän tilaksi voi merkitä esimerkiksi suunniteltu, työn alla, odottaa hyväksyntää, laskutusvalmis ja laskutettu. Nimet voivat olla yrityksen omat. Olennaista on, että kaikki tulkitsevat niitä samalla tavalla ja avoimelle erälle näkyy seuraava toimi.

Päivitä ennustetta, älä alkuperäistä sopimusta

Alkuperäinen maksuerätaulukko kannattaa säilyttää vertailukohtana. Kun aikataulu muuttuu, päivitä ennustettua laskutuspäivää ja kirjaa syy. Näin sopimuksen sisältö ei vaihdu huomaamatta, mutta kassavirtaennuste perustuu nykyiseen työmaatietoon.

Kuukausittaisessa tarkistuksessa käydään läpi seuraavat laskutettavat erät, puuttuvat hyväksynnät ja aikataulumuutokset. Suurissa tai nopeasti etenevissä urakoissa tarkistus voi olla tarpeen useammin.

Tavalliset kompastukset

Maksuerän kuvaus jää usein niin väljäksi, ettei valmistumista voida todeta yksiselitteisesti. Työmaan aikataulu saatetaan päivittää ilman, että muutos viedään laskutusennusteeseen. Jos taas laskutettu erä jää taulukkoon avoimeksi, sama summa näkyy myöhemmin ennusteessa toistamiseen.

Taulukko ei myöskään korvaa sopimusta. Jos erän sisältöä, summaa tai ehtoa muutetaan, muutos käsitellään sovitulla tavalla ja dokumentoidaan.

Miten Grundi auttaa

Grundissa maksuerät liitetään projektiin, jolloin ne näkyvät laskutuksen ja projektiseurannan yhteydessä. Työmaa näkee avoimet ehdot ja toimisto laskutusvalmiin erän ilman erillistä taulukkokopiota.

Pidä ennuste käyttökelpoisena

Maksuerätaulukosta on hyötyä vain, jos erien ehdot ovat yksiselitteisiä ja niiden tilat päivittyvät työn mukana. Silloin tuleva laskutus näkyy jo työmaan aikana eikä vasta kuun viimeisenä päivänä.