Maksuerätaulukko rakennusurakassa

Maksuerätaulukko kertoo, milloin urakan eri osat voidaan laskuttaa. Se on samalla työmaan laskutusennuste: jos työvaihe siirtyy, myös siihen sidottu maksuerä siirtyy.

Taulukko tehdään urakkasopimuksen pohjalta ennen työn alkua. Sitä ei kannata jättää vain sopimusliitteeksi, johon palataan laskua kirjoitettaessa. Työmaan ja taloushallinnon pitää nähdä samasta paikasta, mikä erä on seuraavana, täyttyykö laskutusehto ja kuka hyväksyy laskun lähettämisen.

Mitä maksueräriville kirjataan

Jokaisella erällä on numero, selkeä kuvaus ja summa. Lisäksi tarvitaan laskutusehto: työvaiheen valmistuminen, tavaran toimitus tai muu sopimuksessa määritelty tapahtuma. Ilmaus "työmaan etenemisen mukaan" jättää liikaa tulkinnanvaraa.

Käytännöllisessä taulukossa näkyvät ainakin:

• maksuerän numero ja työn sisältö
• sopimuksen mukainen summa
• laskutusehto ja sen hyväksyjä
• suunniteltu laskutusajankohta
• erän tila ja toteutunut laskutuspäivä
• laskun tai hyväksyntädokumentin tunniste

Taulukon summan pitää täsmätä siihen sopimuskokonaisuuteen, jota se kuvaa. Lisä- ja muutostyöt on helpompi seurata omilla riveillään tai erillisessä taulukossa kuin ujuttaa alkuperäisiin maksueriin.

Sovita erät työn kustannuksiin

Maksuerien ajoitus vaikuttaa suoraan työmaan kassavirtaan. Jos ensimmäiset erät ovat pieniä mutta materiaalit ja aliurakat maksetaan heti alussa, yritys rahoittaa työmaata pitkään omasta kassastaan. Liian etupainoinen taulukko voi puolestaan olla tilaajalle vaikea hyväksyä, jos laskutus karkaa selvästi työn etenemisen edelle.

Hyvä lähtökohta on verrata maksueriä työvaiheaikatauluun ja kustannusennusteeseen. Tarkoitus ei ole saada käyriä näyttämään täydellisiltä. Tärkeämpää on huomata etukäteen ne viikot, joina maksuja lähtee enemmän kuin laskuja voidaan lähettää.

Myös loppuerän ehdot vaativat tarkkuutta. Jos erä edellyttää vastaanottoa, dokumentteja tai puutteiden korjaamista, nämä tehtävät pitää olla aikataulussa ja jonkun vastuulla.

Pidä hyväksyntäpolku näkyvänä

Valmis työvaihe ei aina tarkoita laskutusvalmista maksuerää. Tilaajan tarkastus, työmaan oma vahvistus tai laskun liite voi vielä puuttua. Pelkkä sähköpostiketju on hankala tilannekuva, koska avoin päätös hukkuu helposti muun viestinnän sekaan.

Erän tilaksi voi merkitä esimerkiksi suunniteltu, työn alla, odottaa hyväksyntää, laskutusvalmis ja laskutettu. Nimet voivat olla yrityksen omat. Olennaista on, että kaikki tulkitsevat niitä samalla tavalla ja avoimelle erälle näkyy seuraava toimi.

Päivitä ennustetta, älä alkuperäistä sopimusta

Alkuperäinen maksuerätaulukko kannattaa säilyttää vertailukohtana. Kun aikataulu muuttuu, päivitä ennustettua laskutuspäivää ja kirjaa syy. Näin sopimuksen sisältö ei vaihdu huomaamatta, mutta kassavirtaennuste perustuu nykyiseen työmaatietoon.

Kuukausittaisessa tarkistuksessa käydään läpi seuraavat laskutettavat erät, puuttuvat hyväksynnät ja aikataulumuutokset. Suurissa tai nopeasti etenevissä urakoissa tarkistus voi olla tarpeen useammin.

Tavalliset kompastukset

Yleinen virhe on kuvata maksuerä niin väljästi, ettei valmistumista voida todeta yksiselitteisesti. Toinen on päivittää työmaan aikataulua mutta jättää laskutusennuste ennalleen. Myös laskutettu erä voi jäädä taulukkoon avoimeksi, jolloin sama summa näkyy myöhemmin ennusteessa toistamiseen.

Taulukko ei myöskään korvaa sopimusta. Jos erän sisältöä, summaa tai ehtoa muutetaan, muutos käsitellään sovitulla tavalla ja dokumentoidaan.

Miten Grundi auttaa

Grundissa maksuerät voidaan liittää oikeaan projektiin ja pitää samassa kokonaisuudessa laskutuksen sekä projektiseurannan kanssa. Työmaa näkee avoimet ehdot, ja toimisto saa tiedon laskutusvalmiista erästä ilman erillistä taulukon kopiota.

Maksuerätaulukko on elävä ennuste

Toimiva maksuerätaulukko yhdistää sopimuksen, työvaiheet ja laskutuksen. Kun erien ehdot ovat yksiselitteisiä ja tilat päivittyvät työn mukana, yritys näkee tulevan laskutuksen ajoissa eikä vasta kuun viimeisenä päivänä.