Ostolaskujen käsittely rakennusyrityksessä — näin saat kulut hallintaan

Ostolaskujen käsittely rakennusyrityksessä kuulostaa helposti taustatoiminnolta, joka hoidetaan sitten kun ehditään. Se on huono ajatus. Ostolaskut vaikuttavat suoraan siihen, tiedätkö mitä projekti maksaa, pysyykö kassavirta hallinnassa ja huomataanko virheet ajoissa.

Rakennusalalla ostolaskut eivät yleensä ole vain yksinkertaisia toimistolaskuja. Ne liittyvät materiaaleihin, aliurakointiin, kalustoon, kuljetuksiin, vuokriin ja työmaakohtaisiin hankintoihin. Juuri siksi niiden käsittelyn pitää olla tarkka.

Miksi ostolaskujen käsittely on rakennusalalla erityisen tärkeää

Rakennusyrityksessä ostolasku ei ole vain maksettava menoerä. Se on myös tieto projektin toteutuneesta kustannuksesta.

Jos ostolasku jää kohdistamatta tai hyväksytään summittaisesti, seuraukset näkyvät nopeasti:

• projektin kustannusseuranta vääristyy
• budjettiylitykset huomataan myöhässä
• sama lasku voi mennä väärälle projektille
• kassavirtaennuste heikkenee
• virheelliset laskut menevät maksuun

Siksi ostolaskuprosessi on osa projektinhallintaa, ei vain kirjanpidon rutiini.

Hyvä ostolaskuprosessi vaihe vaiheelta

Toimiva prosessi sisältää ainakin nämä vaiheet:

1. lasku vastaanotetaan sähköisesti
2. laskun tiedot tarkistetaan
3. lasku kohdistetaan oikealle projektille tai kustannuspaikalle
4. sisältö hyväksytään vastuuhenkilöllä
5. ALV- ja kirjanpitokäsittely tarkistetaan
6. lasku siirtyy maksuun oikeaan aikaan
7. tieto näkyy projektin kustannusseurannassa

Jos joku vaihe puuttuu, prosessi alkaa vuotaa heti.

Suurin ongelma on yleensä kohdistus

Rakennusalalla ostolaskun oikea kohdistus ratkaisee paljon. Jos materiaali- tai aliurakkalasku päätyy väärälle projektille, koko projektin kannattavuuskuva vääristyy.

Kohdistuksessa kannattaa varmistaa ainakin:

• projekti tai työmaa
• kustannuslaji
• mahdollinen työvaihe
• liittyykö lasku lisä- tai muutostyöhön
• kuuluuko lasku usealle kohteelle

Mitä tarkempi kohdistus on, sitä hyödyllisempää dataa yritys saa myöhemmin käyttöönsä.

Hyväksyntäketjun pitää olla selkeä

Yksi yleisimmistä ongelmista on se, ettei kukaan tiedä varmasti kuka saa hyväksyä mitäkin. Sitten laskut odottavat, kiertävät väärillä henkilöillä tai menevät läpi ilman kunnollista tarkistusta.

Toimiva hyväksyntämalli määrittää esimerkiksi:

• kuka tarkistaa sisällön
• kuka hyväksyy projektikohtaiset kulut
• milloin taloushallinto tarkistaa laskun
• milloin poikkeamat nostetaan erikseen esiin

Selkeä hyväksyntä säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Käännetty ALV ja rakennusalan erityispiirteet

Rakennusalalla ostolaskujen käsittelyssä pitää huomioida myös verotuksen erityistilanteet, kuten käännetty ALV. Jos tämä menee väärin, korjaaminen vie aikaa ja lisää turhaa hallinnollista työtä.

Siksi prosessissa pitää pystyä tunnistamaan:

• milloin kyse on rakentamispalvelusta
• milloin sovelletaan käännettyä ALV:a
• ovatko laskun merkinnät oikein
• kohdistuuko vero ja kirjanpitokäsittely oikeille tileille

Automaatio auttaa, jos perusprosessi on kunnossa

Automaatio ei pelasta huonoa prosessia, mutta se voi nopeuttaa hyvää prosessia huomattavasti.

Ostolaskuautomaatiossa hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi:

• verkkolaskujen vastaanotto
• toimittajakohtaiset oletuskohdistukset
• automaattiset hyväksyntäkiertoihin ohjaukset
• ALV-käsittelyn ehdotukset
• tiliote- ja maksuliikenneintegraatiot

Jos perussäännöt eivät ole selvät, automaatio vain toistaa virheitä nopeammin.

Mitä johdon kannattaa seurata

Ostolaskuprosessi ei ole vain talousosaston asia. Yritysjohdon kannattaa seurata ainakin:

• hyväksyntää odottavien laskujen määrä
• kohdistamattomat laskut
• erääntyvät ostovelat
• projektikohtaisten kulujen kehitys
• toimittajakohtaiset poikkeamat

Näin ostolaskut muuttuvat passiivisesta paperipinosta aktiiviseksi johtamisen tiedoksi.

Miten Grundi auttaa ostolaskujen käsittelyssä

Grundissa ostolaskujen käsittely voidaan yhdistää suoraan projektinhallintaan ja kustannusseurantaan. Se on juuri se kohta, jossa moni yleisratkaisu jää rakennusalalla vajaaksi.

Hyöty näkyy käytännössä näin:

• laskut voidaan kohdistaa oikeille projekteille heti
• hyväksyntäprosessi pysyy näkyvänä
• käännetyn ALV:n käsittely helpottuu
• projektin kustannuskuva päivittyy ajantasaisemmin
• maksuliikenne ja taloushallinto eivät elä irrallaan työmaista

Yhteenveto

Ostolaskujen käsittely rakennusyrityksessä vaikuttaa paljon enemmän kuin äkkiseltään luulisi. Se on yhtä aikaa kassavirran, kustannusseurannan ja verotuksen ydintoiminto.

Kun laskut vastaanotetaan sähköisesti, kohdistetaan oikein ja hyväksytään selkeällä mallilla, yritys saa kulunsa hallintaan ja projektien talouskuva pysyy realistisena. Se on paljon hyödyllisempää kuin yllättyä samoista kuluista joka kuukausi.