Projektinhallinta rakennusalalla — käytännön opas kannattavaan työmaahan

Projektinhallinta rakennusalalla kuulostaa helposti siltä, että puhutaan taas yhdestä uudesta hallinnollisesta kerroksesta. Todellisuudessa kyse on paljon arkisemmasta asiasta: siitä pysyykö työmaa hallinnassa vai ei.

Jos aikataulu elää koko ajan, aliurakoitsijat eivät tiedä milloin tulla paikalle, materiaalit saapuvat väärään aikaan ja kustannukset huomataan vasta jälkikäteen, ongelma ei yleensä ole työn määrä vaan projektinhallinnan puute.

Mitä projektinhallinta rakennusalalla oikeasti on

Rakennusalalla projektinhallinta tarkoittaa sitä, että työmaa johdetaan suunnitelmallisesti läpi aloituksesta luovutukseen. Siihen kuuluu ainakin nämä osa-alueet:

• aikataulu ja työvaiheiden yhteensovitus
• budjetti ja kustannusseuranta
• resurssien hallinta
• aliurakoitsijoiden koordinointi
• dokumentointi ja viestintä
• riskien ennakointi
• laadun ja turvallisuuden seuranta

Jos yksikin näistä elää täysin omassa siilossaan, projektista tulee nopeasti reaktiivinen. Silloin johto sammuttaa tulipaloja sen sijaan että ohjaisi hanketta.

Rakennusprojektin hallinta alkaa ennen työmaan käynnistystä

Yllättävän moni työmaa lähtee vinoon jo ennen ensimmäistäkään työpäivää. Tarjous on tehty kiireessä, aikataulu on arvio eikä suunnitelma, vastuut ovat epäselvät eikä aloituspalaverissa sovita mitään kunnolla.

Hyvä projektinhallinta alkaa jo tarjous- ja käynnistysvaiheessa:

1. urakan sisältö rajataan selkeästi
2. tavoitteet, vastuuhenkilöt ja päätöksenteko sovitaan
3. budjetti pilkotaan seurattaviin osiin
4. aikataulu rakennetaan työvaiheiden ympärille
5. riskit kirjataan näkyviin ennen kuin ne toteutuvat

Tämä ei poista yllätyksiä. Rakennusalalla niitä tulee aina. Mutta se vähentää niitä ikäviä yllätyksiä, jotka ovat täysin itse aiheutettuja.

Aikataulu ei ole koriste

Monessa yrityksessä aikataulu tehdään siksi, että sellainen pitää olla. Sen jälkeen sitä ei päivitetä, eikä kukaan oikeastaan johda työn etenemistä sen avulla.

Toimiva aikataulu on työmaan ohjausväline. Sen pitäisi vastata ainakin näihin kysymyksiin:

• mitä tapahtuu tällä viikolla
• mitä seuraavaksi tapahtuu
• mikä työvaihe estää muita
• onko materiaali, työvoima ja kalusto oikeassa paikassa oikeaan aikaan
• mitä tapahtuu, jos jokin vaihe viivästyy

Jos aikatauluun ei voi luottaa, kenttä alkaa rakentaa omaa epävirallista totuuttaan. Siinä kohtaa syntyy päällekkäistä työtä, odottelua ja turhaa säätöä.

Kustannusseuranta pitää tuoda lähelle arkea

Rakennusyrityksen yleinen virhe on se, että budjettia katsotaan vasta kun kirjanpidosta tulee raportti. Siinä kohtaa on usein myöhäistä tehdä mitään järkevää.

Projektinhallinnan näkökulmasta kustannuksia pitää seurata työn aikana, ei sen jälkeen. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• toteutuneiden tuntien seurantaa työvaiheittain
• materiaalikulujen kohdistamista oikealle projektille
• lisä- ja muutostöiden erottelua alkuperäisestä urakasta
• budjetin ja toteuman vertailua viikoittain
• poikkeamien näkyvyyttä työnjohdolle heti

Kun tieto tulee riittävän aikaisin, siihen voi reagoida. Kun tieto tulee vasta kuun lopussa, siitä tehdään lähinnä jälkiviisasta analyysiä.

Viestintä ratkaisee enemmän kuin moni haluaa myöntää

Rakennusprojektit eivät kaadu yleensä siihen, etteivät ihmiset osaisi tehdä töitä. Ne kaatuvat siihen, etteivät oikeat ihmiset saa oikeaa tietoa oikeaan aikaan.

Tyypillisiä ongelmia ovat:

• suunnitelmamuutos jää kertomatta kentälle
• aliurakoitsija ei tiedä aloituksen siirtyneen
• puuttuva materiaali huomataan liian myöhään
• laskutettava lisätyö tehdään ilman dokumentoitua hyväksyntää
• vastuuhenkilö vaihtuu eikä tieto siirry mukana

Siksi projektinhallinnan pitää näkyä tiedonkulussa. Ei riitä, että tieto "on jossain". Sen pitää löytyä nopeasti ja sen pitää olla sama kaikille.

Hyvä projektipäällikkö ohjaa, ei vain reagoi

Projektipäällikön tai työnjohdon työ ei ole pelkkää ongelmien vastaanottamista. Hyvä projektinhallinta tekee johtamisesta ennakoivaa.

Se näkyy käytännössä näin:

• seuraavan viikon riskit tiedetään etukäteen
• kriittiset hankinnat tunnistetaan ajoissa
• aliurakoitsijoiden aikataulut varmistetaan etukäteen
• poikkeamat nostetaan esiin ennen kuin niistä tulee riitoja
• laskutuksen perusteet syntyvät työn mukana

Jos projektin tilannekuva pitää joka kerta kerätä viidestä eri paikasta, johtaminen muuttuu hitaaksi. Rakennusalalla hitaus maksaa nopeasti rahaa.

Mitä järjestelmältä kannattaa vaatia

Rakennusalan projektinhallinta ei parane sillä, että ostetaan yksi uusi ohjelma ja toivotaan parasta. Mutta huono työkalu kyllä varmistaa, ettei homma ainakaan helpotu.

Toimivan järjestelmän pitäisi yhdistää ainakin:

• projektin perustiedot
• aikataulu ja tehtävät
• tuntikirjaukset
• kustannukset ja budjetti
• dokumentit
• laskutuksen pohjadata
• turvallisuus- ja laatuhavainnot

Kun nämä ovat samassa kokonaisuudessa, työnjohdon ei tarvitse siirtää tietoa käsin paikasta toiseen. Samalla virheiden määrä laskee väistämättä.

Miten Grundi auttaa projektinhallinnassa

Grundi on rakennettu juuri siihen ongelmaan, että rakennusyrityksen tieto on yleensä hajallaan. Kun projekti, tunnit, kustannukset, dokumentit ja laskutus elävät samassa järjestelmässä, työmaan tilanne ei ole arvailun varassa.

Se tarkoittaa käytännössä tätä:

• työnjohto näkee projektin etenemisen yhdestä näkymästä
• toteumat päivittyvät suoraan kentältä
• lisä- ja muutostyöt eivät huku viestiketjuihin
• laskutus perustuu oikeaan tuotantodataan
• poikkeamat huomataan ennen kuin kate katoaa

Yhteenveto

Projektinhallinta rakennusalalla ei ole erillinen hallintoharjoitus. Se on tapa varmistaa, että työmaa etenee, raha pysyy hallinnassa ja ihmiset tietävät mitä tekevät.

Jos projektinhallinta toimii, työmaa näyttää ulospäin rauhalliselta. Se ei ole sattumaa vaan seurausta siitä, että tieto, vastuut ja seuranta ovat kunnossa. Rakennusalalla se on harvinaisen hyödyllinen ominaisuus.