Rakennusalan laskutus — erityispiirteet

Rakennusyrityksessä lasku syntyy harvoin pelkän toimituspäivän perusteella. Ensin pitää tietää, mitä sopimuksessa on sovittu, onko maksuerän työ valmis ja onko tilaaja hyväksynyt laskutusperusteen. Samaan aikaan työmaalla voi olla käynnissä lisä- ja muutostöitä, joiden käsittely kulkee eri tahtia.

Kun laskutusrytmi irtoaa työn etenemisestä, kassaan tulee viive ja projektin taloustilanne näyttää väärältä. Siksi laskutuksen valmistelu kuuluu sekä työmaalle että taloushallinnolle.

Maksuerä perustuu sovittuun tapahtumaan

Urakkasopimuksen maksuerätaulukko kertoo, milloin eri osuudet voidaan laskuttaa. Laskutusperuste voi olla esimerkiksi työvaiheen valmistuminen tai muu sopimuksessa määritelty ehto. Ennen laskun tekemistä vastuuhenkilön pitää vahvistaa, että ehto täyttyy.

Maksueristä kannattaa tallentaa ainakin:

• erän numero ja kuvaus
• laskutettava summa
• sovittu laskutusperuste
• arvioitu ja toteutunut laskutuspäivä
• hyväksyntä tai muu laskun liite

Näin työmaan eteneminen ja laskutusennuste voidaan pitää rinnakkain. Taloushallinnon ei tarvitse arvailla, saako erän jo lähettää.

Lisä- ja muutostyöt omalle käsittelypolulleen

Lisä- tai muutostyötä ei kannata sekoittaa varsinaisen urakan maksuerään ilman selkeää hyväksyntää. Työstä kirjataan sisältö, hinnoitteluperuste, tilaajan päätös ja laskutusajankohta. Jos päätös on vielä avoin, työ voi näkyä projektin seurannassa, mutta sitä ei pidä käsitellä hyväksyttynä myyntinä.

Tavallinen ongelma syntyy, kun työ tehdään ensin ja dokumentointi kootaan vasta laskua varten. Silloin määristä, tunneista tai tilauksesta joudutaan etsimään näyttöä jälkikäteen. Työmääräin, tuntikirjaukset ja materiaalit kannattaa liittää muutokseen työn aikana.

Laskun tiedot tulevat sopimuksesta ja asiakkaalta

Rakennusalan laskulla tarvitaan tavallisten laskutietojen lisäksi usein projektia yksilöiviä tietoja. Asiakas voi edellyttää esimerkiksi tilausnumeroa, työmaan tunnistetta, sopimusnumeroa tai tiettyä viitettä. Vaatimukset on syytä tallentaa asiakas- tai projektitietoihin ennen ensimmäistä laskua.

Myös verokäsittely pitää määrittää oikein kyseiselle myynnille. Rakentamispalvelujen arvonlisäverokäsittely riippuu liiketoimesta ja osapuolista, joten käytä yrityksen taloushallinnon vahvistamaa käsittelyä. Epäselvää tapausta ei kannata ratkaista kopioimalla edellisen projektin laskua.

Kohdista lasku oikealle projektille

Myyntilaskun projektikohdistus vaikuttaa sekä saatavien seurantaan että projektin raportointiin. Sama koskee hyvityslaskuja ja laskun korjauksia. Jos korjaus jää ilman projektia tai kohdistuu väärälle työvaiheelle, projektin myynti ja kate vääristyvät.

Laskutuksen kuukausirutiinissa kannattaa tarkistaa:

• valmistuneet mutta laskuttamattomat maksuerät
• hyväksytyt muutostyöt
• avoimet hyväksynnät ja puuttuvat liitteet
• erääntyneet saatavat
• seuraavan jakson laskutusennuste

Lista paljastaa nopeasti, onko viive työmaalla, asiakkaan hyväksynnässä vai laskun muodostamisessa.

Vältä laskutuskuukauden loppuruuhka

Jos kaikki tieto kerätään kuun viimeisenä päivänä, virheitä ehtii tulla ja osa laskuista siirtyy seuraavaan jaksoon. Parempi tapa on päivittää maksuerien tila työn edetessä. Laskutusvalmis erä voidaan silloin käsitellä heti sovitun ehdon täytyttyä.

Yksi nimetty vastuuhenkilö pitää kokonaisuuden kasassa, mutta tieto ei saa olla vain hänen sähköpostissaan. Poissaolo tai henkilövaihdos ei saisi pysäyttää laskutusta.

Miten Grundi auttaa

Grundissa laskutus, ostolaskut, projektikohdistukset ja raportointi ovat samassa kokonaisuudessa. Projektille kirjattu lasku näkyy sen taloudessa, ja työmaan sekä toimiston ei tarvitse ylläpitää eri versioita laskutustilanteesta.

Yhteenveto

Rakennusalan laskutuksessa sopimus, työn eteneminen ja taloushallinto kohtaavat. Maksuerät, muutostyöt ja asiakaskohtaiset laskutustiedot pitää käsitellä sovitulla tavalla ja kohdistaa oikealle projektille. Kun laskutusvalmiutta seurataan pitkin kuukautta, laskut lähtevät ajallaan ja projektin talous pysyy paremmin ajan tasalla.