Rakennusprojektin riskienhallinta — näin ennakoit ongelmat ennen kuin ne maksavat

Rakennusprojektin riskienhallinta ei ole sitä, että täytetään yksi taulukko projektin alussa ja unohdetaan se heti seuraavaan palaveriin mennessä. Riskienhallinta on käytännössä sitä, että tunnistetaan etukäteen ne asiat, jotka voivat syödä aikataulun, katteen tai työrauhan.

Rakennusalalla riskejä tulee joka suunnasta: suunnitelmista, hankinnoista, aliurakoinnista, säästä, sopimuksista, turvallisuudesta ja ihan tavallisesta huonosta tiedonkulusta.

Mitä riski tarkoittaa rakennusprojektissa

Riski on mahdollinen tapahtuma, joka voi vaikuttaa projektiin negatiivisesti. Yksinkertainen määritelmä, mutta käytännössä hyödyllinen.

Rakennusprojektissa riskin vaikutus näkyy yleensä jollakin näistä tavoista:

• aikataulu viivästyy
• kustannukset kasvavat
• laatu kärsii
• turvallisuus vaarantuu
• laskutus viivästyy
• syntyy sopimusriita

Jos riskejä tarkastellaan vain turvallisuusnäkökulmasta, iso osa projektin todellisista ongelmista jää piiloon.

Yleisimmät riskit rakennushankkeessa

1. Lähtötietojen puutteet

Suunnitelmat ovat keskeneräisiä, määräluettelot eivät pidä, rajaukset ovat epäselvät tai tarjous on tehty oletusten varassa. Tästä alkaa monta kallista tarinaa.

2. Aikatauluriskit

Työvaiheiden väliset riippuvuudet ovat epärealistisia, materiaalit viivästyvät tai aliurakoitsija ei pääsekään paikalle sovitusti.

3. Kustannusriskit

Hintamuutokset, hukka, heikko tuottavuus, dokumentoimattomat lisätyöt ja vajaaksi jäänyt seuranta syövät katetta nopeasti.

4. Sopimus- ja vastuuriskit

Jos urakan sisältö, muutostöiden hyväksyntä tai vastuunjako on epäselvä, ristiriidat tulevat lähes varmasti vastaan.

5. Turvallisuus- ja laaturiskit

Tapaturmat, puutteellinen putoamissuojaus, kosteusvirheet tai laadunvarmistuksen laiminlyönti voivat kasvattaa vahingon nopeasti moninkertaiseksi.

Riskienhallinta alkaa tunnistamisesta

Ensimmäinen vaihe on tylsä mutta välttämätön: riskit pitää kirjata näkyviin. Ei vain päässä, eikä vain kokeneimman työnjohtajan mututuntumaan.

Hyvä käytäntö on käydä projektin alussa läpi ainakin nämä kysymykset:

• missä kohtaa aikataulu on haavoittuvin
• mikä hankinta on kriittisin
• mikä suunnitelma on epäselvin
• mihin kustannuksiin liittyy eniten epävarmuutta
• missä tarvitaan tilaajan päätöksiä nopeasti
• missä turvallisuusriski on suurin

Kun riskit kirjataan, niille voidaan myös nimetä vastuut ja toimenpiteet. Muuten ne jäävät yhteiseksi huoleksi, joka kuuluu muka kaikille ja siksi lopulta ei kenellekään.

Arvioi vaikutus ja todennäköisyys

Kaikki riskit eivät ole samanarvoisia. Siksi kannattaa arvioida ainakin kaksi asiaa:

• kuinka todennäköinen riski on
• kuinka vakava vaikutus sillä olisi

Esimerkiksi pieni toimitusviive voi olla ärsyttävä mutta hallittava. Toisaalta yksi puuttuva kriittinen hankinta voi pysäyttää koko työmaan. Riskit kannattaa priorisoida sen mukaan, mitkä oikeasti uhkaavat projektin onnistumista.

Riskienhallinnan toimenpiteet

Pelkkä riskilista ei auta ketään. Jokaiselle olennaiselle riskille pitäisi päättää vähintään yksi toimintamalli:

• miten riskiä ehkäistään
• miten sitä seurataan
• kuka reagoi, jos riski toteutuu
• mikä on varasuunnitelma

Esimerkkejä käytännön toimenpiteistä:

• pitkän toimitusajan materiaalit tilataan aikaisemmin
• lisätyöt hyväksytetään kirjallisesti heti
• budjettipoikkeamat tarkistetaan viikoittain
• kriittisten työvaiheiden resurssit varmistetaan ennakkoon
• sääherkille vaiheille suunnitellaan vaihtoehdot

Seuraa riskejä koko projektin ajan

Rakennusprojektin riskit eivät pysy samoina alusta loppuun. Osa poistuu, osa syntyy työn aikana.

Siksi riskienhallinta pitäisi kytkeä osaksi viikoittaista johtamista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että projektipalaverissa käydään läpi ainakin:

• uudet riskit
• toteutuneet poikkeamat
• avoimet päätökset
• kustannus- ja aikatauluvaikutukset
• tarvittavat korjaavat toimet

Jos riskeihin palataan vasta ongelman toteuduttua, kyse ei enää ole riskienhallinnasta vaan vahinkojen inventoinnista.

Dokumentointi suojaa myös sopimuksissa

Rakennusalalla moni riski liittyy lopulta siihen, pystytäänkö jälkikäteen näyttämään mitä on sovittu, tehty tai havaittu.

Siksi kannattaa dokumentoida ainakin:

• muutospyynnöt ja hyväksynnät
• työmaakokousten päätökset
• aikataulumuutokset
• turvallisuus- ja laatuhavainnot
• poikkeamien käsittely
• asiakasviestintä olennaisilta osin

Dokumentointi ei ole byrokratiaa huvin vuoksi. Se on suoja sekä operatiivisesti että juridisesti.

Miten Grundi tukee riskienhallintaa

Grundissa projektin tieto ei jää irrallisiksi tiedostoiksi ja keskusteluiksi. Kun aikataulu, kustannukset, tuntikirjaukset, dokumentit ja havainnot ovat samassa järjestelmässä, riskit näkyvät aiemmin.

Se auttaa esimerkiksi näin:

• poikkeamat löytyvät toteumista nopeammin
• päätökset ja dokumentit pysyvät projektin yhteydessä
• lisä- ja muutostyöt eivät katoa viestiketjuihin
• kustannusylitykset näkyvät ennen kuun loppua
• työmaan tilannekuva on johdon käytettävissä jatkuvasti

Yhteenveto

Riskienhallinta toimii vain silloin, kun se kytketään projektin arkeen eikä jätetä yhdeksi kickoffin liitteeksi. Kun riskit tunnistetaan, priorisoidaan ja sidotaan vastuisiin, moni kallis yllätys muuttuu hallittavaksi ongelmaksi ennen kuin se ehtii paisua.

Rakennusalalla tämä ei poista epävarmuutta, mutta vähentää sitä määrää, jonka kanssa tarvitsee vain kärvistellä.

Rakennusprojektin riskienhallinta ei poista epävarmuutta. Rakennusalalla sitä olisi vähän liikaa vaadittu. Mutta se vähentää turhia yllätyksiä ja parantaa kykyä reagoida ajoissa.

Hyvin johdettu projekti ei ole sellainen, jossa mitään ei koskaan tapahdu. Se on sellainen, jossa ongelmat havaitaan ajoissa, niille on omistaja ja niiden vaikutus pidetään hallinnassa. Se riittää yllättävän pitkälle.