Tarjouksen jättäminen julkisessa hankinnassa

Julkisessa hankinnassa hyvä hinta ei auta, jos tarjous on puutteellinen tai saapuu myöhässä. Tarjouspyynnön vaatimukset, määräaika ja sähköisen järjestelmän kentät ovat osa itse tarjousta, eivät sen ympärillä olevaa paperityötä.

Työ kannattaa aloittaa vaatimusten tarkistuslistasta. Näin laskenta, liitteet ja hyväksynnät valmistuvat samaan määräaikaan.

Lue tarjouspyyntö tehtävälistaksi

Kerää asiakirjoista yhdelle listalle ainakin:

• tarjouksen määräaika ja jättökanava
• hinnoittelulomakkeet ja vaadittu hintarakenne
• pakolliset selvitykset ja liitteet
• tarjoajaa ja mahdollisia alihankkijoita koskevat vaatimukset
• tarjouksen voimassaoloaika
• allekirjoitus- tai hyväksymistapa

Merkitse jokaiselle kohdalle vastuuhenkilö ja valmistumispäivä. Vaatimus kannattaa kirjata tarjouspyynnön sanamuodolla, jotta tarkistuksessa ei tarvitse muistella, mitä sillä tarkoitettiin.

Missä ongelmat yleensä syntyvät

Kiire syntyy usein vasta lopussa, vaikka puute on ollut näkyvissä alusta asti. Yksi henkilö odottaa referenssitietoa, toinen viimeistelee hintaa ja kolmas huomaa, ettei järjestelmään ole vielä luotu oikeita käyttöoikeuksia.

Myös asiakirjaversiot aiheuttavat virheitä. Hankinnan aikana julkaistu korjaus tai vastaus voi muuttaa määrää, ehtoa tai lomaketta. Siksi tarjouksen pohjana olevat versiot on tarkistettava vielä ennen lähetystä.

Tarjouksen valmistelu kolmessa vaiheessa

1. Tee osallistumispäätös

Tarkista ensin, pystyykö yritys täyttämään tarjoajaa, kokemusta, resursseja ja aikataulua koskevat vaatimukset. Samalla arvioidaan hankkeen sisältö ja laskentaan käytettävä työmäärä. Jos olennainen ehto on epäselvä, kysymys esitetään hankinnan ilmoittamassa menettelyssä ja määräajassa.

2. Laske ja kokoa tarjous

Käytä tarjouspyynnön nimikkeitä ja hintalomakkeita sellaisina kuin ne on annettu. Sisäisessä laskelmassa voi olla enemmän rivejä, mutta jätettävän hinnan pitää täsmätä pyydettyyn rakenteeseen.

Liitteille tehdään oma seuranta. Merkitse, kuka tuottaa asiakirjan, kuka tarkistaa sen ja mihin järjestelmän kohtaan se ladataan. Näin valmis liite ei jää sähköpostiin odottamaan.

3. Tarkista ja lähetä ajoissa

Lopputarkastuksen tekee mielellään henkilö, joka ei ole koonnut tarjousta yksin. Hän vertaa tarjousta vaatimuslistaan, tarkistaa summien keskinäisen täsmäyksen ja varmistaa, että käytössä ovat uusimmat asiakirjaversiot.

Lähetystä ei kannata jättää määräajan viimeisille minuuteille. Järjestelmään kirjautuminen, tiedostojen lataus ja tarjouksen lopullinen lähetys tarvitsevat oman aikansa. Lähetyksen kuittaus tallennetaan projektin asiakirjoihin.

Näin teet aiheesta käytännössä toimivan mallin

Pidä sisäinen laskelma ja jätettävä tarjous erillisinä mutta täsmäytettyinä. Sisäinen versio sisältää omat kustannukset, riskit ja katteen. Hankintayksikölle toimitetaan vain pyydetty aineisto oikeassa muodossa.

Ennen lähetystä kannattaa pysähtyä yhden kysymyksen äärelle: löytyykö jokaiselle pakolliselle vaatimukselle vastaus juuri siitä kohdasta, josta arvioija sitä etsii? Jos vastaus on vain omassa laskentamuistiossa, se ei ole mukana tarjouksessa.

Yleisimmät virheet, jotka kannattaa välttää

Pakollinen liite puuttuu

Liiteluettelo ei riitä seurannaksi, jos vastuuta ja tilaa ei merkitä. Käytä tarkistuslistaa, josta näkee myös latauksen ja lopputarkastuksen.

Hinta ei täsmää lomakkeiden välillä

Pyöristys, kopiointivirhe tai eri laskentaversio voi jättää kaksi loppusummaa tarjoukseen. Summat täsmäytetään vasta lopullisista tiedostoista.

Oma oletus kirjoitetaan ehdoksi

Tarjouspyynnöstä poikkeava rajaus voi muuttaa tarjouksen sisältöä olennaisesti. Epäselvyydet selvitetään hankinnan kysymysmenettelyssä sen sijaan, että ne ratkaistaan yksipuolisella varaumalla.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjous rakennetaan nimikkeittäin ja kohdistetaan projektille. Laskelma, asiakirjat ja hyväksynnät pysyvät saman tarjouksen yhteydessä, jolloin jätettävä kokonaisuus voidaan tarkistaa ilman irrallisten tiedostoversioiden metsästämistä.

Yhteenveto

Julkisen hankinnan tarjous valmistuu kahdella rinnakkaisella radalla: hinnan pitää olla kannattava ja toimituksen tarjouspyynnön mukainen. Vaatimuslista, nimetyt vastuut ja ajoissa tehty lopputarkastus pitävät nämä radat yhdessä määräaikaan asti.