Tarjouslaskentaohjelmiston valinta — vertailuopas

Tarjouslaskentaohjelmiston vertailu kannattaa aloittaa omasta työnkulusta, ei ominaisuuslistasta. Ohjelma voi näyttää esittelyssä kattavalta mutta lisätä silti käsityötä, jos määräluettelot, hyväksynnät tai projektin perustaminen eivät sovi yrityksen tapaan tehdä tarjouksia.

Kirjaa ennen vertailua, miten tarjous syntyy nyt: mistä lähtötiedot tulevat, kuka laskee, kuka hyväksyy ja mihin tiedot siirtyvät voiton jälkeen.

Tee vaatimuksista testattavia

Vaatimus kuten "helppokäyttöinen" ei vielä auta vertailussa. Muotoile vaatimus tehtäväksi: uuden laskijan pitää pystyä tuomaan määräluettelo, lisäämään hinnat, tekemään vaihtoehtoinen versio ja lähettämään tarjous hyväksyttäväksi.

Jaa vaatimukset kolmeen ryhmään:

• pakolliset: ilman näitä ohjelmaa ei voida käyttää
• tärkeät: näillä säästyy toistuvaa työtä tai pienenee virheriski
• hyödylliset: hyvä lisä, mutta ei valinnan peruste yksinään

Tällöin näyttävä erikoistoiminto ei peitä puuttuvaa perusasiaa.

Testaa samalla tarjousaineistolla

Anna jokaiselle vaihtoehdolle sama pieni mutta todellinen tarjous. Testaa ainakin nimikkeiden tuonti, määrien ja yksikköhintojen muokkaus, yleiskustannukset, riskivara, versiointi, hyväksyntä ja projektin perustaminen.

Kirjaa testin aikana kaikki välivaiheet. Jos tieto pitää viedä taulukkoon, muotoilla uudelleen ja tuoda takaisin, työvaihetta ei ole oikeasti automatisoitu.

Selvitä tiedon kulku

Tarjouslaskenta ei yleensä jää omaan järjestelmäänsä. Tarkista, miten asiakkaat, tuotteet, hinnastot, projektit ja hyväksytty budjetti siirtyvät muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

Kysy integraatiosta täsmällisesti:

• mitä tietoa siirtyy
• kumpaan suuntaan tieto kulkee
• kuinka usein siirto tapahtuu
• miten virhetilanne näkyy
• kuka vastaa integraation ylläpidosta

Pelkkä maininta rajapinnasta ei vastaa näihin kysymyksiin.

Laske kokonaiskustannus

Lisenssin lisäksi kustannuksia syntyy käyttöönotosta, tietojen siirrosta, integraatioista, koulutuksesta ja ylläpidosta. Arvioi myös oma työ, jota tarvitaan hinnastojen ja nimikkeiden ylläpitoon.

Vertaa kustannusta siihen työhön, jonka ohjelma todella poistaa tai nopeuttaa. Jos säästö perustuu ominaisuuteen, jota käyttäjät eivät tarvitse, laskelma ei pidä.

Tarkista omistajuus ja tiedon vienti

Selvitä, missä muodossa tarjoukset, hinnastot ja projektit saa ulos järjestelmästä. Tiedon pitää olla käyttökelpoista myös sopimuksen päättyessä. Tarkista samalla käyttöoikeudet, varmuuskopiointi ja lokit yrityksen omien vaatimusten mukaan.

Suunnittele käyttöönotto

Nimeä ohjelmalle omistaja ja valitse ensimmäiset käyttäjät. Sopikaa yhteinen nimikkeistö, hyväksyntätapa ja se, mistä päivästä lähtien uudet tarjoukset tehdään uudessa järjestelmässä.

Rajattu pilotti paljastaa puuttuvat hinnastot ja turhat työvaiheet ennen laajempaa käyttöönottoa. Pilotin jälkeen päätä korjaukset ja päivitä ohjeet.

Miten Grundi sopii vertailuun

Grundissa tarjous rakennetaan nimikkeittäin, hyväksytään ja liitetään projektiin. Vertailussa kannattaa testata sama työnkulku omalla aineistolla ja tarkistaa, miten tarjous siirtyy yrityksen muuhun projektiseurantaan.

Tee päätös testin perusteella

Valitse ohjelmisto todellisen testin perusteella. Tarkista perustoiminnot, tiedon kulku, kokonaiskustannus ja aineiston vienti. Sopiva ohjelma lyhentää nykyistä työnkulkua ja säilyttää tarjouksen oletukset tarkistettavassa muodossa.