Tarjousputki — myyntiprosessi rakennusurakoinnissa

Rakennusyrityksen tarjousputki kertoo, mitä töitä on tulossa laskentaan, mistä tarjouksista odotetaan päätöstä ja mitkä urakat ovat jo varmistuneet. Ilman yhteistä näkymää myynti elää helposti tarjouslaskijoiden sähköposteissa ja kalentereissa. Silloin kiireellinen tarjous voi tulla yllätyksenä, vaikka pyyntö saapui viikkoa aiemmin.

Putken tarkoitus ei ole ennustaa tulevaa täydellisesti. Sen pitää auttaa valitsemaan, mihin laskenta-aika käytetään, ja näyttää ajoissa, jos tulevien töiden määrä näyttää ohuelta tai ylikuormittavalta.

Sovi tarjousputken vaiheet

Vaiheiden pitää kuvata yrityksen omaa tekemistä. Liian tarkka luokittelu jää päivittämättä, mutta yksi yleinen "avoin"-tila ei kerro mitään. Käyttökelpoinen jako voi olla esimerkiksi:

• tunnistettu mahdollisuus
• päätös osallistumisesta
• laskennassa
• tarjous lähetetty
• neuvottelussa
• voitettu tai hävitty

Jokaiselle vaiheelle määritellään selvä ehto. Tarjous siirtyy lähetetyksi vasta, kun se on oikeasti toimitettu asiakkaalle, ei silloin kun laskenta on melkein valmis. Hävitty tarjous suljetaan, jotta se ei jää paisuttamaan putkea.

Päätä ensin, kannattaako urakka laskea

Jokainen tarjouspyyntö ei ansaitse usean päivän laskentatyötä. Ennen aloitusta arvioidaan ainakin työn sopivuus yrityksen osaamiseen ja resursseihin, kohteen sijainti, aikataulu, lähtötietojen laatu sekä mahdollisuus tehdä urakka kannattavasti.

Päätös on hyvä tehdä nimetyllä vastuulla ja kirjata lyhyesti. Myös kieltäytyminen on hyödyllistä tietoa: jos samanlaiset kohteet jäävät toistuvasti laskematta, syy näkyy myöhemmin ilman arvailua.

Anna jokaiselle tarjoukselle omistaja ja määräpäivä

Tarjous tarvitsee vastuuhenkilön, vaikka sen laskentaan osallistuu useita ihmisiä. Omistaja huolehtii lähtötiedoista, kysymyksistä, sisäisestä tarkastuksesta ja lähettämisestä. Lisäksi kirjataan asiakkaan määräpäivä ja yrityksen oma tarkastusaika. Jos tarkastus alkaa vasta viisi minuuttia ennen lähettämistä, se on lähinnä tiedoston avaamista.

Tarjouksen yhteydessä kannattaa pitää näkyvissä:

• asiakas ja kohde
• arvioitu urakan koko
• vastuuhenkilö
• seuraava tehtävä ja sen määräpäivä
• tarjouksen tila
• asiakkaan päätöksen arvioitu ajankohta

Arvioitu urakan koko on vielä arvio, ei tilauskanta. Tätä eroa ei pidä peittää raportoinnissa.

Seuraa myös tarjouksen lähettämisen jälkeen

Tarjousputki ei pääty Lähetä-painikkeeseen. Asiakkaalta varmistetaan, että tarjous on saapunut, ja avoimet kysymykset kirjataan. Jos sisältö tai hinta muuttuu neuvottelussa, uusi versio tallennetaan erikseen.

Kun päätös tulee, merkitään tulos ja mahdollinen häviön syy. Syitä ei tarvitse keksiä. Jos asiakas ei kerro niitä, tieto merkitään tuntemattomaksi. Rehellinen aukko aineistossa on hyödyllisempi kuin siisti mutta arvattu selitys.

Mitä tarjousputkesta kannattaa katsoa

Viikoittaisessa katsauksessa huomio on seuraavissa tehtävissä: mitkä määräpäivät lähestyvät, mistä puuttuu lähtötietoja ja kuka odottaa asiakkaan vastausta. Pidemmällä aikavälillä voidaan tarkastella lähetettyjen tarjousten määrää, tuloksia ja sitä, millaisiin urakoihin laskenta-aikaa on käytetty.

Pelkkä euromääräinen putki voi johtaa harhaan. Suuri mutta epätodennäköinen hanke ei korvaa useaa realistista mahdollisuutta. Siksi vaihe, ajoitus ja epävarmuus kuuluvat summan rinnalle.

Miten Grundi auttaa tarjousprosessissa

Grundissa tarjous voidaan rakentaa nimikkeittäin, kohdistaa projektille ja säilyttää siihen liittyvien tietojen yhteydessä. Hyväksytty tarjous voidaan siirtää toteutukseen ilman, että samat kustannusrivit kirjoitetaan uudelleen.

Toimiva tarjousputki tekee keskeneräisen työn näkyväksi. Sen arvo ei tule värikkäästä raportista vaan siitä, että seuraava tehtävä, vastuuhenkilö ja määräpäivä löytyvät yhdestä paikasta.