Tase ja tuloslaskelma — mitä rakennusyrittäjän pitää tietää

Tuloslaskelma vastaa kysymykseen, miten yritys pärjäsi tietyllä ajanjaksolla. Tase näyttää, mitä yrityksellä on ja miten se on rahoitettu tiettynä päivänä. Kumpikaan ei yksin kerro koko tarinaa.

Rakennusyrittäjälle kuukausiraportin tärkein tehtävä on herättää oikeat kysymykset. Miksi materiaalikulut nousivat? Miksi myyntisaamiset kasvavat, vaikka liikevaihto ei kasva? Onko tilillä vähän rahaa siksi, että toiminta on tappiollista, vai siksi, että asiakkaat eivät ole vielä maksaneet?

Mitä tuloslaskelmasta näkee

Tuloslaskelmassa tuotot ja kulut kohdistuvat raportointikaudelle. Niiden erotus kertoo kauden tuloksen. Rakennusyrityksessä huomio kiinnittyy tavallisesti ainakin myyntiin, materiaaleihin, aliurakoihin, henkilöstökuluihin ja muihin liiketoiminnan kuluihin.

Pelkkä kokonaiskulu kertoo vähän. Vertaa lukua budjettiin ja edellisiin kausiin sekä tarkista, mille projekteille muutos kuuluu. Jos aliurakointikulut kasvavat yhden työmaan vuoksi, yritystason raportissa näkyy oire ja projektiraportissa syy.

Tuloslaskelmasta kannattaa kysyä:

• vastaako kauden myynti tehtyä ja kirjattua työtä
• ovatko suorat kulut kohdistuneet oikeille projekteille
• mistä myyntikatteen muutos tulee
• sisältääkö kausi poikkeuksellisen suuren tai myöhässä kirjatun erän
• ovatko poistot ja rahoituskulut mukana vertailussa

Keskeneräisten töiden käsittely ja tuottojen kirjaus vaikuttavat siihen, miltä yksittäinen kuukausi näyttää. Käytettävä kirjaustapa kuuluu sopia kirjanpitäjän kanssa ja pitää johdon raporteissa johdonmukaisena.

Mitä tase kertoo

Taseessa varat ovat vastaavaa-puolella. Rakennusyrityksellä niitä voivat olla esimerkiksi rahat, myyntisaamiset, varasto ja kalusto. Vastattavaa-puolella näkyvät oma pääoma sekä velat, kuten lainat, ostovelat ja muut maksettavat erät.

Tase paljastaa, mihin raha on sitoutunut. Kasvavat myyntisaamiset voivat tarkoittaa lisääntynyttä myyntiä, hidastunutta maksamista tai laskuihin liittyviä epäselvyyksiä. Suuri varasto voi olla tarpeellinen, mutta siellä voi myös maata työmailta palautunutta materiaalia, jolle ei ole käyttöä.

Ostovelkojen kasvu vaatii samanlaisen tarkistuksen. Johtuuko se suuresta hankintavaiheesta, pidemmistä maksuehdoista vai siitä, että laskuja ei pystytä maksamaan ajallaan?

Taseen kaksi puolta pysyvät yhtä suurina

Kun yritys hankkii koneen lainalla, taseeseen tulee sekä omaisuutta että velkaa. Kun asiakas maksaa laskun, myyntisaaminen pienenee ja pankkitilin saldo kasvaa. Tällaiset muutokset eivät välttämättä vaikuta saman kuukauden tulokseen, vaikka ne muuttavat yrityksen maksuvalmiutta.

Siksi hyvä tulos ja vahva kassa eivät ole sama asia. Tulos voi olla voitollinen samalla, kun rahat ovat kiinni saatavissa. Vastaavasti tilillä voi olla rahaa ennakkomaksusta tai lainasta, vaikka varsinainen liiketoiminta olisi tappiollista.

Lue raportteja rinnakkain

Aloita tuloslaskelman tuloksesta ja katteesta. Siirry sen jälkeen taseen myyntisaamisiin, ostovelkoihin ja rahavaroihin. Lopuksi vertaa havaintoja kassavirtaennusteeseen ja projektien kustannusraportteihin.

Kuukausittainen tarkistus voi edetä näin:

1. Tarkista, että olennaiset myynnit ja kulut ovat mukana.
2. Selvitä suurimmat erot budjettiin tai edelliseen kuukauteen.
3. Käy läpi vanhat myyntisaamiset ja erääntyneet ostovelat.
4. Vertaa keskeneräisten projektien ennusteita kirjanpidon lukuihin.
5. Kirjaa tarvittavat korjaukset ja vastuuhenkilöt.

Raportin pitää olla riittävän tuore. Jos luvut valmistuvat kauan kauden päättymisen jälkeen, työmaalla tapahtunut muutos on ehtinyt jatkua.

Projektiseuranta selittää yritystason luvut

Kirjanpito kertoo yrityksen viralliset kokonaisluvut, mutta päätöksiä varten kustannukset ja myynti pitää pystyä avaamaan projekteittain. Kohdistamaton ostolasku voi tehdä yhdestä työmaasta paperilla liian kannattavan ja yrityksen yleiskuluista liian suuret.

Projektin loppukustannusennuste täydentää kirjanpidon toteumaa. Se kertoo myös sovituista hankinnoista ja tekemättä olevasta työstä, joita tuloslaskelmassa ei vielä näy.

Miten Grundi auttaa

Grundissa myynti, ostolaskut ja projektikohdistukset näkyvät projektiseurannassa. Yritystason luvusta voi tarkistaa, mille työmaille tuotot ja kulut kuuluvat, joten niitä ei tarvitse selvittää kuukauden lopussa erillisistä taulukoista.

Käytä lukuja selvitystyön alkuun

Tuloslaskelma näyttää kauden kannattavuuden ja tase yrityksen taloudellisen aseman. Kassavirtaennuste ja projektiraportit kertovat, mistä luvut syntyvät. Näin kuukausiraportista saa listan asioista, jotka pitää tarkistaa nyt.