Urakan kustannusraportointi tilaajalle

Tilaajalle lähetettävän kustannusraportin pitäisi vastata muutamaan arkiseen kysymykseen: paljonko urakkaan on tähän mennessä sitoutunut rahaa, mistä kulut muodostuvat ja mihin loppusumman arvio perustuu. Jos vastaus vaatii kokouksessa pitkän selityksen, raportti ei vielä tee tehtäväänsä.

Raportointi ei tarkoita urakoitsijan koko sisäisen laskennan avaamista. Sisältö määräytyy sopimuksen ja sovitun raportointitavan mukaan. Olennaista on, että tilaaja näkee sovitut luvut samalla rakenteella koko urakan ajan.

Sovi raportin sisältö ennen työn alkua

Raportoinnin pelisäännöt kannattaa kirjata jo aloitusvaiheessa. Samalla sovitaan raportointijakso, katkaisupäivä, vastaanottajat ja se, miten muutokset hyväksytään. Näin ensimmäistä raporttia ei rakenneta kiireessä eri tulkinnoista.

Käytännössä raportilla voidaan esittää:

• alkuperäinen sopimussumma tai hyväksytty budjetti
• toteutuneet kustannukset raportointipäivään asti
• sidotut mutta vielä laskuttamattomat hankinnat
• hyväksytyt sekä käsittelyssä olevat muutokset
• arvio urakan loppukustannuksesta

Kaikkia rivejä ei tarvita joka urakassa. Tärkeämpää on käyttää samoja määritelmiä kuukaudesta toiseen.

Erota toteuma, sidonnat ja ennuste

Toteutunut kustannus kertoo menneestä. Se ei yksin kerro, paljonko urakan loppuun saattaminen maksaa. Tilaukset ja aliurakat voivat olla sovittuina, vaikka lasku ei olisi vielä saapunut. Jos nämä sidonnat puuttuvat raportilta, jäljellä oleva budjetti näyttää todellista suuremmalta.

Ennuste yhdistää toteuman, sidonnat ja arvion vielä tekemättä olevasta työstä. Sen rinnalla kannattaa näyttää edellisen raportin ennuste. Muutos on usein tilaajalle kiinnostavampi kuin yksittäinen kustannusrivi.

Selitä poikkeama, älä peitä sitä

Kun ennuste muuttuu, raporttiin tarvitaan lyhyt syy ja sovittu jatkotoimi. Esimerkiksi työvaiheen viivästyminen, määrämuutos tai hyväksytty lisätyö kertoo enemmän kuin punainen prosenttiluku ilman taustaa.

Poikkeamien käsittely pysyy selkeänä, kun raportissa erotetaan:

• hyväksytty muutos
• päätöstä odottava muutos
• urakoitsijan oma kustannuspoikkeama

Näiden niputtaminen yhdeksi summaksi synnyttää helposti väärän kuvan siitä, kuka kustannuksesta vastaa.

Pidä raportti täsmäytettävänä

Raportin lukujen pitää johtaa takaisin projektin kirjauksiin. Kulut kohdistetaan samoille kustannuslajeille tai työvaiheille, joilla budjetti on laadittu. Muuten budjetin ja toteuman vertailu jää käsityöksi.

Katkaisupäivä on syytä merkitä näkyviin. Sen jälkeen saapuneet laskut kuuluvat seuraavaan raporttiin, ellei niitä käsitellä sidontoina. Myös arvonlisäveron käsittelyn sekä mahdolliset varaukset on hyvä määritellä, jotta summia ei verrata eri perusteilla.

Tee raportoinnista kuukausirutiini

Toimiva kierros voi olla yksinkertainen:

1. Työmaa tarkistaa kirjaukset ja avoimet tilaukset.
2. Vastuuhenkilö päivittää loppukustannusennusteen.
3. Muutokset ja poikkeamat käydään läpi ennen raportin lähettämistä.
4. Tilaajan kysymykset ja päätökset kirjataan seuraavaa raporttia varten.

Kiireessä houkuttaa korjata vain raportin loppusummaa. Parempi tapa on korjata puuttuva tai väärä kirjaus lähdetiedossa. Seuraava raportti syntyy silloin samasta aineistosta ilman uutta paikkauskierrosta.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjous voidaan kohdistaa projektille ja sen kustannuksia seurata toteutuksen aikana. Kun budjetti, toteuma ja projektin dokumentit ovat samassa kokonaisuudessa, tilaajaraportin luvut eivät jää yksittäisen taulukon varaan.

Yhteenveto

Tilaajalle hyödyllinen kustannusraportti on johdonmukainen ja selitettävissä. Se näyttää toteutuneen tilanteen, tiedossa olevat sitoumukset ja ajantasaisen loppuennusteen. Kun muutokset käsitellään erikseen ja luvut voidaan täsmäyttää projektin tietoihin, kustannuksista voidaan keskustella ennen kuin ne muuttuvat yllätyksiksi.