Varastonhallinnan optimointi rakennusyrityksessä

Rakennusyrityksen varasto täyttyy helposti tavarasta, jolla on kyllä arvo mutta ei selvää seuraavaa käyttökohdetta. Samaan aikaan työmaa tilaa puuttuvan tuotteen uudelleen, koska kukaan ei tiedä, että sitä on jo hyllyssä. Varastonhallinnan tehtävä on tehdä määrä, sijainti ja omistava projekti näkyviksi.

Optimointi ei tarkoita mahdollisimman tyhjää varastoa. Tarkoitus on pitää saatavilla se, mitä työssä tarvitaan, ja tunnistaa tavara, joka vain sitoo rahaa ja tilaa.

Aloita siitä, mitä varastossa oikeasti on

Varastosaldo ei ole käyttökelpoinen, jos se perustuu vanhaan laskuun tai muistiin. Tee lähtötilanteesta inventointi ja kirjaa tuotteelle vähintään tunniste, määrä, yksikkö, sijainti sekä mahdollinen projekti- tai kustannuskohdistus.

Kaikkea ei tarvitse seurata kappaleen tarkkuudella. Arvokkaat, vaikeasti korvattavat tai projektikohtaiset tuotteet vaativat tarkemman käsittelyn kuin edullinen kulutustavara. Seurantatapa kannattaa suhteuttaa virheen vaikutukseen.

Jokaisella siirrolla on kaksi päätä

Varastoon saapuva tavara kirjataan vastaanotetuksi. Kun se lähtee työmaalle, määrä vähennetään varastosta ja kohdistetaan vastaanottavalle projektille. Pelkkä merkintä "vietiin työmaalle" ei riitä, jos kustannuksen pitäisi näkyä projektiseurannassa.

Myös työmaalta palautuva materiaali tarvitsee saman käsittelyn. Tarkista, onko tuote ehjä ja uudelleen käytettävissä, merkitse uusi sijainti ja poista vanha projektivaraus tarvittaessa. Muuten järjestelmässä voi olla saldoa, jota ei käytännössä löydy tai voi käyttää.

Erota käytettävä, varattu ja epäkurantti tavara

Hyllyssä oleva tuote ei aina ole vapaasti otettavissa. Se voi olla varattu tulevaan työvaiheeseen tai hankittu tiettyä kohdetta varten. Kun varaus näkyy saldossa, toinen projekti ei tee suunnitelmaa saman tavaran varaan.

Vaurioitunut, vanhentunut tai muuten käyttökelvoton materiaali kannattaa erottaa käyttövarastosta heti. Epäkurantti tavara paisuttaa saldoa ja antaa väärän kuvan varaston arvosta. Päätä säännöllisesti, käytetäänkö, palautetaanko, myydäänkö vai poistetaanko se yrityksen käytäntöjen mukaisesti.

Täydennä menekin perusteella

Usein käytettävälle perustavaralle voidaan sopia täydennysraja ja tavoitemäärä. Rajat eivät kuitenkaan saa jäädä pysyviksi oletuksiksi. Sesonki, projektikanta ja toimittajan toimitusaika muuttavat sopivaa määrää.

Katso toteutunutta kulutusta ja avoimia tarpeita ennen uutta tilausta. Jos samaa tuotetta on jo varattu tuleville projekteille, tilattava määrä on eri kuin vapaa saldo antaa ymmärtää. Jos taas menekki on hiipunut, vanha täydennysraja tuottaa vain lisää hitaasti kiertävää tavaraa.

Pidä sijainnit yksinkertaisina

Varastopaikkojen nimeämisen pitää toimia myös kiireessä. Selkeä alue-, hylly- ja paikkatunnus on hyödyllisempi kuin yksityiskohtainen järjestelmä, jota kukaan ei ylläpidä. Tuotteelle merkitään sama sijainti sekä fyysisesti että varastotiedossa.

Järjestys vaikuttaa myös inventointiin. Kun tavaralla on vakituinen paikka ja merkintä, saldot voi tarkistaa osissa työn ohessa. Koko varaston kertaoperaatio ei ole ainoa tapa huomata virheitä.

Seuraa muutamaa hyödyllistä poikkeamaa

Pitkä raportti ei korjaa saldoa. Käytännössä huomio kannattaa suunnata tapahtumiin, jotka vaativat päätöksen:

• negatiivinen tai muuten mahdoton saldo
• tavara ilman sijaintia tai projektia
• pitkään liikkumatta ollut nimike
• varaus, jonka työvaihe tai projekti on päättynyt
• toistuvat kiireostot tuotteesta, jota pitäisi olla varastossa

Poikkeamien käsittely kertoo myös prosessin heikot kohdat. Jos saldo heittää jatkuvasti vastaanotossa, korjaus kuuluu tavaran tuloon eikä seuraavaan inventointiin.

Miten Grundi auttaa

Kun hankinta, varastotapahtuma ja projekti ovat samassa kokonaisuudessa, materiaalin kustannus voidaan kohdistaa sille työlle, jossa se käytetään. Yhteinen tieto vähentää tilanteita, joissa työmaa tilaa varmuuden vuoksi ja toimisto selvittää jälkikäteen, minne tavara päätyi.

Toimiva varastonhallinta vaatii silti sovitut kirjaukset. Järjestelmän saldo vastaa todellisuutta vain, jos vastaanotot, siirrot, palautukset ja poistot merkitään silloin, kun ne tapahtuvat.

Yhteenveto

Rakennusyrityksen varasto pysyy hallinnassa, kun jokaiselle tuotteelle tunnetaan määrä, sijainti ja käyttötarkoitus. Erota vapaa saldo varauksista, kohdenna lähtevät materiaalit projekteille ja käy hitaasti liikkuva tavara läpi säännöllisesti. Silloin varasto palvelee työmaita eikä piilota kustannuksia.