Yrityksen kustannusrakenne — kiinteät vs. muuttuvat

Tarjouksen työ- ja materiaalirivit eivät vielä kerro, mitä projektin on tuotettava yritykselle. Niiden lisäksi hinnan pitää kattaa myös yrityksen yhteiset menot. Jos kiinteät kustannukset jäävät laskennan ulkopuolelle, kiireinenkin työmaa voi näyttää projektitasolla hyvältä mutta yrityksen tulos jää heikoksi.

Kustannusten jako kiinteisiin ja muuttuviin auttaa hahmottamaan, mikä muuttuu työmäärän mukana ja mikä juoksee tilauskannasta riippumatta.

Mitä kiinteät kustannukset ovat?

Kiinteät kustannukset eivät lyhyellä aikavälillä seuraa suoraan yksittäisen projektin kokoa. Rakennusyrityksessä tällaisia voivat olla esimerkiksi toimiston vuokra, hallinnon palkat, ohjelmistot, vakuutukset sekä osa kaluston kustannuksista.

Kiinteä ei tarkoita ikuisesti samansuuruista. Sopimuksia uusitaan, henkilöstö muuttuu ja kalustoa hankitaan lisää. Luokittelu kertoo ennen kaikkea siitä, ettei kustannus synny suoraan yhden työsuoritteen tai materiaalimäärän mukana.

Entä muuttuvat kustannukset?

Muuttuvat kustannukset kasvavat tai pienenevät tekemisen mukaan. Projektin työntekijätunnit, kohteeseen ostettavat materiaalit ja aliurakat ovat tavallisia esimerkkejä. Ne voidaan yleensä kohdistaa suoraan tarjouksen riveille.

Raja ei aina ole täysin siisti. Kalusto voi sisältää sekä kuukausittaista rahoitus- tai vuokrakulua että käytöstä syntyvää polttoaine- ja huoltokulua. Siksi jokaiselle kustannukselle kannattaa määrittää käsittelytapa yrityksen omassa laskentamallissa sen sijaan, että jako tehdään projektikohtaisesti uudelleen.

Näin kustannukset viedään tarjoushintaan

Muuttuvat kustannukset lasketaan työn määrien ja valittujen toteutustapojen perusteella. Arvioi ainakin tarvittavat työtunnit, materiaalit, aliurakat ja muut projektista suoraan syntyvät menot. Kirjaa oletukset näkyviin, jotta niitä voidaan myöhemmin verrata toteumaan.

Kiinteät kulut pitää puolestaan jakaa projektien kannettavaksi sovitulla tavalla. Jakoperuste voi liittyä esimerkiksi liikevaihtoon, työtunteihin tai projektin kestoon. Tärkeintä on, että peruste on ymmärrettävä, sitä käytetään johdonmukaisesti ja sitä päivitetään, kun yrityksen kulurakenne muuttuu.

Kun kustannuspohja on koossa, sen päälle lasketaan tavoiteltu kate. Kate ja yleiskustannusten kattaminen ovat eri asioita: pelkkä prosenttilisä ei auta, jos ei tiedetä, mitä sen on tarkoitus kattaa.

Varo tuplalaskentaa

Sama kustannus saa esiintyä tarjoushinnassa vain kerran. Jos työnjohdon aika on jo projektin suorissa kustannuksissa, sitä ei pidä lisätä uudestaan yleiskustannuksiin. Toiseen suuntaan virhe syntyy, jos kulun oletetaan kuuluvan projektiriville mutta sitä ei lopulta lasketa mihinkään.

Käy rajatapaukset läpi ennen tarjouksen hyväksyntää. Näitä voivat olla työmaakohtainen työnjohto, yhteiskäytössä oleva kalusto, matkakulut, takuutyövaraus ja pienhankinnat. Ratkaisu voi vaihdella yrityksittäin, mutta sen pitäisi pysyä samanlaisena tarjouksesta toiseen.

Tarkista oletukset toteumasta

Kustannusrakenne ei ole kerran vuodessa täytettävä taulukko. Projektien toteuma kertoo, osuivatko työmenekit, hankintahinnat ja yleiskustannusten jakoperuste riittävän lähelle todellisuutta.

Vertaa tarjousta toteumaan samoilla kustannusryhmillä. Jos esimerkiksi materiaalit ylittävät arvion toistuvasti, syy voi olla hinnassa, hukassa tai määrälaskennassa. Yksi kokonaispoikkeama ei vielä kerro, mitä seuraavaan tarjoukseen pitäisi muuttaa.

Kiinteiden kulujen kohdalla seurataan myös sitä, riittääkö projektikanta kattamaan ne. Kun työmäärä jää oletettua pienemmäksi, jokaisen toteutuvan projektin osuus yhteisistä kuluista kasvaa.

Miten Grundi auttaa

Grundissa tarjous voidaan rakentaa kustannusriveittäin ja siirtää hyväksynnän jälkeen projektille. Kun laskenta ja toteuman seuranta käyttävät samaa rakennetta, arviota voi verrata toteutuneisiin kustannuksiin ilman erillistä koontia.

Ohjelmisto ei päätä yrityksen puolesta, mikä kulu on kiinteä tai millä perusteella yleiskustannukset jaetaan. Kun nämä valinnat on tehty, yhteinen laskentamalli auttaa pitämään ne mukana jokaisessa tarjouksessa.

Yhteenveto

Kannattava tarjous kattaa sekä projektista suoraan syntyvät menot että yrityksen yhteiset kulut. Erota kiinteät ja muuttuvat kustannukset, sovi rajatapausten käsittely ja tarkista laskentaperusteet toteumasta. Silloin hinnan puutteet löytyvät ennen työmaata, eivät vasta tilinpäätöksestä.